Solution de visioconférence autonome pour salle de réunion

Le monde de l’entreprise connaît depuis ces dernières années une mutation profonde. Le travail devient hybride, avec des collaborateurs au bureau et d’autres en déplacement ou en télétravail. Pour rassembler les équipes, où qu’elles soient, la visioconférence est devenue une norme. Celle-ci évolue rapidement pour répondre aux besoins des entreprises, qui cherchent la simplicité, mais également la fiabilité et une expérience toujours plus proche d’une réunion en présentiel. 

 

Si dans un premier temps, les entreprises se sont équipées avec des systèmes Plug & Play, ne demandant que très peu de paramétrages et moins coûteux, elles se tournent aujourd’hui de plus en plus vers des solutions pour salles de réunion, dit aussi solutions autonomes.

 

Mais alors quelles sont les différences entre un kit visioconférence Plug & Play en USB et un kit autonome ? Pourquoi se tourner vers ces nouvelles solutions ? C’est ce que nous allons aborder aujourd’hui, en nous basant sur les produits Poly, marque mondialement reconnue pour ses équipements professionnels. 

 

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Quelles différences entre un kit visioconférence USB et un kit autonome ?

Le matériel de visioconférence USB

Le matériel de visioconférence, dit Plug & Play, est très simple d’installation. Il se connecte en USB sur un ordinateur, et, pour la plupart, à l’électricité via une alimentation secteur. Il n’y a donc pas besoin de compétence particulière pour sa mise en place.

matériel de visioconférence USB

Reconnu automatiquement par l’ordinateur et les logiciels de visioconférence, les réglages sont assez basiques, et essentiellement de l’ordre de la vérification. Cependant, cette vérification est à effectuer à chaque début de visio, puisque l’on débranche et rebranche à chaque fois le matériel de son ordinateur. Il peut donc arriver que certains produits ne soient pas reconnus (non-compatibles avec Windows ou Mac par exemple) ou qu’il y ait un bug qui empêche leur bon fonctionnement.

Comme expliqué précédemment, pour lancer une visioconférence avec un kit de visioconférence USB, il est nécessaire d’apporter son ordinateur en salle de réunion. Dans une salle visio USB, également appelée salle BYOD (Bring Your Own Device), l'ordinateur portable de l'utilisateur joue un rôle central. Il est l'hôte de la réunion. Ce qui peut engendrer certains problèmes supplémentaires.

L’ordinateur peut tout simplement tomber en panne de batterie. Lorsqu’il est employé pour la visioconférence et pour un partage de document, il n’est plus possible de l’utiliser pour prendre des notes. Les autres personnes présentes dans la salle ne peuvent pas partager de document, etc.

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Le matériel de visioconférence autonome

matériel de visioconférence autonomeA la différence des équipements Plug & Play, le matériel autonome va demander un peu plus de compétences pour l’installation. En effet, il est essentiel de se munir, en plus de l’équipement, d’un abonnement pour salle de réunion. Cet abonnement est proposé par votre logiciel de visioconférence habituel, que ce soit Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, etc. La majorité du temps, ils sont appelés “Rooms”. Il vous faudra donc un abonnement Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms ou autre, pour chaque salle que vous équipez. 

Une fois la mise en place terminée, l’utilisation par les collaborateurs est, elle, beaucoup plus simple et intuitive. La salle ayant sa propre adresse mail, elle peut être invitée lorsque vous organisez une réunion dans votre agenda. Toutes les réunions prévues sont alors directement indiquées sur l’écran et/ou sur la tablette fournie dans le kit. Plus besoin d’apporter son ordinateur, la réunion se lance en un clic depuis l’équipement de la salle, sans branchement, ni réglage préalable. 

Si la salle dispose d’un abonnement Microsoft Teams Rooms, elle ne pourra, en principe, ne répondre qu’à des appels Microsoft Teams. De même pour Zoom, Google Meet et toutes les autres plateformes. Si vous avez besoin d'utiliser un autre service de visioconférence, vous avez alors la possibilité de repasser en mode USB - appelé BYOD - est néanmoins possible en branchant un câble USB ou en utilisant un accessoire (en fonction du matériel).

La grande différence entre un kit de visioconférence USB et un kit autonome réside donc dans l’expérience utilisateur. Les solutions pour salle de réunion offrant aux participants une expérience plus simple et plus immersive. Voyons cet aspect plus en détail.

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Pourquoi choisir un kit visio autonome ?

Les kits de visioconférence autonome, bien que plus complexe à installer, cherchent à simplifier au maximum l’expérience utilisateur, afin d’améliorer la productivité et la collaboration en réunion. Le but étant que le temps, jusqu’ici passé à brancher et configurer son matériel, soit maintenant utilisé pour ce qui est le plus important : le travail. 

Solution visioconférence salle de réunionAvec une solution de salle, tout le matériel est d’ores et déjà installé et prêt à être utilisé, les réunions planifiées s’affichent sur l’écran de la salle ou sur la tablette, et se rejoignent en un clic. Certains équipements disposent même d’un détecteur de mouvement et s’allument automatiquement dès qu'un participant entre dans la pièce. Mis bout à bout, c’est un gain de temps considérable. Le collaborateur peut arriver pile à l'heure de la réunion et ne pas être en retard pour autant.

Outre les réunions réservées au préalable dans le calendrier et visibles sur le contrôleur de la salle (écran ou tablette), il est possible de lancer une réunion de manière spontanée, sans planification, en appuyant simplement sur le bouton "Meet". Les utilisateurs peuvent même rejoindre des réunions existantes, non planifiées dans l'agenda de la salle, avec la fonction "Rejoindre par l'ID de la réunion". 

Depuis peu, certaines solutions de salle proposent de l'interopérabilité, ce qui permet aux utilisateurs de rejoindre des réunions sur une autre plateforme que celle installée nativement dans la salle, sans aucun branchement supplémentaire. Par exemple, si votre salle est configurée en mode Zoom Room, vous pourrez rejoindre vos réunions Teams et Google Meet, depuis le contrôleur de salle, en utilisant l'ID et le code secret de la réunion. L'interopérabilité est variable selon la plateforme choisie. Ces fonctions éliminent le besoin de câbles supplémentaires et d'ordinateurs portables personnels dans les salles de réunion.

Les salles autonomes facilitent la gestion des espaces partagés. Elles sont "réservables" dans l'agenda, ce qui permet aux utilisateurs de planifier des réunions, mais aussi de réserver la salle. Ces réservations sont visibles sur l''écran et/ou sur la tablette de contrôle, indiquant ainsi la disponibilité ainsi de la salle. En ajoutant un écran de réservation, la disponibilité est visible de l'extérieur de la salle grâce à des signaux lumineux. L'avantage est de simplifier le processus de recherche et de réservation des espaces de réunion. 

Les bénéfices ne s’arrêtent pas là, puisqu'une fois la conférence lancée, de nombreuses options rendent l’expérience plus immersive. Les différentes plateformes de communication offrent diverses fonctionnalités qui permettent à tous les participants d’être sur un pied d’égalité où qu'ils se trouvent. Les équipements de visioconférence intègrent également de l’intelligence artificielle pour une meilleure qualité vidéo et audio, comme le suivi de l’orateur ou la suppression des bruits hors champ. Et si l’on peut retrouver ces fonctionnalités sur un kit de visioconférence Plug & Play, certaines ne sont possibles qu’avec une solution de salle. C’est notamment le cas du double écran qui permet d’afficher la conférence vidéo d’un côté et le partage d’écran de l'autre. 

Le partage d’écran, quant à lui, ne se limite pas au seul ordinateur branché pour lancer la visio, puisqu’avec un kit autonome, aucun PC n’est requis. Ainsi, chaque participant peut librement partager son écran de manière filaire, avec un câble HDMI, ou sans fil, si le matériel supporte les technologies Miracast, Airplay et/ou GoogleCast.

 

Petit récapitulatif : 

  Visioconférence USB Visioconférence Autonome
Temps de préparation Entre 5 et 10 min Instantané
Mise en place Branchement USB + HDMI Toujours prêt ! Aucun Branchement
Connexion à la visioconférence Depuis l'ordinateur d'un participant En 1 clic depuis le système de salle
Prise de note pendant la réunion Ordinateur monopolisé par la visio Ordinateur libre pour la prise de note
Visioconférence en double écran Non Oui
Partage d'écran Uniquement depuis le PC branché Par n'importe quel participant
Partage d'écran sans fil  Non  Oui
Mise à jour Manuelle Automatique
Management centralisé du système de visio Non Oui
Qualité de la visio . . .  . . . . . 
Fiabilité . . . . . . 
Sécurité . .  . . . . . 

 

Nous l’aurons compris, avec un kit visioconférence autonome, le déroulé d’une visio se veut facilité et axé sur la collaboration. Cependant, avant toute chose, il est essentiel de choisir l’outil de communication que l’on souhaite utiliser. 


Les différents logiciels de visioconférence autonome

La majorité des logiciels de visioconférence professionnelle proposent aujourd’hui une formule, attitrée "Rooms", pour de salle de réunion, si bien que la plupart du temps, les entreprises optent pour le logiciel qu’ils utilisent au quotidien. Les collaborateurs sont donc rassurés, puisqu'ils connaissent déjà la plateforme. 

Petit tour d’horizon des principales solutions : 

  • Microsoft Teams Rooms : offre de Microsoft Teams, la Microsoft Teams Room ou MTR, est aujourd’hui la solution autonome la plus répandue sur le marché. 
  • Zoom Rooms : deuxième géant de la visioconférence, Zoom propose également des solutions clés en main pour salle de réunion avec la Zoom Room.
  • Google Meet Hardware : pour tous les utilisateurs de l’environnement Google Workspace et par extension de Google Meet, il existe l’offre Google Meet Hardware. 

Voici pour les principales plateformes. Cependant, il en existe de nombreuses autres comme GoTo Room, RingCentral Rooms, Cisco Webex, Lifestyle, etc.

Notre guide Microsoft Teams Rooms

Notre guide Zoom Rooms


La différence entre les Rooms Android et Rooms Windows 

Les équipements pour salle de réunion autonome se classent en deux grandes familles : les solutions sous Android et les solutions sous Windows. En effet, ces deux systèmes d’exploitation offrent une expérience légèrement différente, que ce soit à l’installation ou à l’utilisation. Cependant, pour l'utilisateur final, cela ne fera aucune différence. 

Pour illustrer cette explication, nous nous appuierons sur les produits Poly, marque américaine leader du marché de la visioconférence.

Solutions autonomes basées sur Android

Les équipements intégrant le système d’exploitation Android sont majoritairement des équipements tout en un. Simple d’installation et de configuration, vous n’avez pas besoin de choisir la référence en fonction de votre logiciel de visioconférence. 

Avec des prix plus accessibles que les solutions Windows, le matériel Android offre un peu moins d’options que ce dernier et propose les nouvelles fonctionnalités plus tardivement. 

Cette solution est idéale pour un premier équipement à installer soi-même et pour les PME disposant de petites et moyennes salles de réunion

En option, vous pouvez trouver une tablette tactile à disposer en centre de table, qui vous permettra de piloter votre équipement.

La gamme Studio X de Poly se compose de trois barres de visioconférence, en fonction de la taille de la salle de réunion et du nombre de participants.

 

Poly Studio X30La Poly Studio X30 peut être installée dans une huddle room ou dans une petite salle d'une capacité maximale de 6 personnes. Elle dispose d'une caméra avec cadrage automatique des participants et suivi de l'orateur. 

Découvrez la Poly Studio X30

 

Poly Studio X50La Poly Studio X50, quant à elle, est conseillée pour les espaces pouvant accueillir jusqu'à 10 personnes. Sa caméra dispose de la même intelligence artificielle que la Studio X30, avec une qualité audio et vidéo plus poussée. De plus, elle prend en charge le double affichage sur 2 écrans.

Découvrez la Poly Studio X50

 

Poly Studio X70La Poly Studio X70 a été pensée pour les plus grandes salles de réunion, allant jusqu'à 15 personnes. Elle possède deux objectifs UHD 4K de 70° et 120°, un zoom numérique x7 et 4 microphones d'une portée de 7 mètres. 

Découvrez la Poly Studio X70

 

Solutions autonomes basées sur Windows

Le matériel intégrant un système d’exploitation Windows se dote d’un mini PC Windows IOT sur lequel seront branchés tous les équipements (caméra, micro, haut-parleur), ainsi que d’une tablette tactile, qui n’est pas obligatoire avec les barres Android. 

Plus flexible, il vous permet d’utiliser le matériel dont vous disposez déjà et d’utiliser des éléments séparés, idéal dans les grandes salles de réunion. Également plus onéreux et plus compliqués d’installation, les équipements de salles Windows disposent de l’ensemble des fonctionnalités disponibles et sont les premiers à pouvoir réaliser les nouvelles mises à jours. 

Chez Poly, il est tout à fait possible d’obtenir seulement le mini PC et la tablette. Cependant, il existe aussi des kits prêt à l’emploi. Toujours en fonction de la taille de la salle, la marque leader propose des packs avec leurs différentes caméras.

Poly Studio Focus Room

Pour les espaces individuels ou les focus room, le pack se compose d'une Poly Studio P15. Tout en un, cette barre se dote d'une caméra UHD 4K, de 3 microphones avec barrière acoustique et d'un puissant haut-parleur. Elle cadre automatiquement les personnes au centre de l'image.

Découvrez le kit Poly Studio Focus Room

 

Poly Studio Small/Medium Room

La Poly Studio USB sera, quant à elle, proposée pour des petites et moyennes salles. Avec son angle de vue à 120° et son zoom numérique x5, elle est idéale pour des réunions de 3 à 6 personnes. Grâce à l'intelligence artificielle, l'image se recadre automatiquement et l'orateur est mise en avant. 

Découvrez le Poly Studio Small/Medium Room

 

Poly Studio Large Room

La caméra présente dans les kits pour très grandes salles de réunion est la Poly Studio E70. Avec 2 optiques, elle captent l'ensemble des participants et peut zoomer jusqu'à 10x en gardant une image d'excellente qualité.  A noter qu'il sera nécessaire d’ajouter un système audio. 

Découvrez le Poly Studio Large Room

 

Prochaine étape de l’aménagement des salles de réunion, le passage du modèle BYOD à celui de l’autonome se veut assez logique. Après s’être familiarisé avec la visioconférence et l’avoir intégré à notre quotidien, il est maintenant temps d’opter pour un équipement plus évolué, plus simple et plus accessible, avec des fonctionnalités avancées.

Vous êtes intéressés par ces solutions et vous souhaitez être orienté dans le choix de votre matériel ? Prenez contact avec notre équipe de technico-commerciaux.