Les solutions Microsoft Teams Rooms

Avec la démocratisation du travail hybride, il a fallu réfléchir à des solutions innovantes pour maintenir le lien entre les employés et permettre le déroulement de réunions à tout moment, mais aussi dans n’importe quel espace. Pour répondre à ces besoins, les fabricants nous ont proposé du matériel de visioconférence toujours plus novateur. Les plateformes de communication, de plus en plus utilisées, ont également grandement évoluées. 

Parmi celles-ci, Teams. Lancée par Microsoft en 2016 pour remplacer Skype for Business, Microsoft Teams permet de réaliser des visioconférences, mais aussi de passer des appels, de partager des fichiers en temps réel ou d’envoyer des messages grâce à sa messagerie instantanée.

Aujourd’hui, toujours dans l’optique de proposer des solutions plus adaptées aux nouveaux modes de collaborations, les marques d’équipements et les plateformes de communication se sont alliées pour créer des espaces inclusifs et immersifs, offrant une expérience de visioconférence Teams similaire, dans toutes les situations.

Du côté de Microsoft, on retrouve alors les Microsoft Teams Rooms. Mais, qu’est-ce exactement qu'une Microsoft Teams Room ? Quels en sont les avantages ? Comment cela fonctionne t-il ? C’est ce à quoi nous allons répondre maintenant, sous la forme d’une FAQ.

Découvrez les produits Microsoft Teams Rooms

Qu’est-ce qu’une Microsoft Teams Room ? 

Une Microsoft Teams Room est une solution clé en main pour salle de réunion, qui rassemble l’application Teams et du matériel de visioconférence certifié par Microsoft. 

Conçue pour faciliter la mise en place et le déroulement d’une réunion vidéo, elle permet à chaque employé de retrouver un environnement familier lors des ses visioconférences. En effet, que celui-ci soit sur son ordinateur, sur son mobile ou dans la salle de réunion, il dispose de la même interface utilisateur. 

L’une des plus grandes spécificités de la Microsoft Teams Room - ou MTR - est qu’elle est autonome. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir un ordinateur avec soi pour lancer une visioconférence dans la salle, ni d’avoir des compétences particulières en informatique. Liée à un compte Teams propre, les réunions prévues s’affichent sur l’écran tactile ou la tablette présente dans la salle et se démarrent en un geste.

En résumé, ces salles constituent une solution moderne d'espace de réunion qui réunit l'espace de travail numérique de Teams et les appareils audio et vidéo dédiés. Soigneusement conçues, les salles Teams offrent des expériences de réunion en tenant compte de chaque participant, et pas seulement ceux qui se trouvent dans la salle. Grâce à un écosystème d'appareils de réunion connectés et gérés par Microsoft, les salles Teams transforment n'importe quel espace de réunion en un espace de collaboration, facile à utiliser, inclusif, et où chacun peut apporter pleinement sa contribution.

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Quels sont les avantages d'une Teams Room ?

Les avantages de la Microsoft Teams Room sont multiples. Comme nous avons pu commencer à le voir dans la section précédente, l’objectif principal est de faciliter le parcours utilisateur et de proposer une expérience unique. 

Pour ce faire, les marques d’équipement de visioconférence ont développé des produits autonomes, qui ne demandent pas de branchement supplémentaire après l’installation initiale. Votre salle est alors désencombrée et votre réunion peut commencer dans les temps. 

Oui, parce que la MTR c’est aussi un gain de temps pour les employés. On oublie le délai d’installation à trouver le bon câble de la caméra, de l’écran et à les brancher à votre ordinateur, qui doit lui-même être branché car il n’a presque plus de batterie. Ici, il suffit d’entrer dans la salle et de lancer la visioconférence sur une application connue et intuitive. De plus, grâce à la détection de proximité, l’ensemble des équipements s’allument automatiquement dès que vous arrivez dans la salle. 

Ce système de reconnaissance s’inscrit dans une volonté de réunion inclusive et interactive. Au-delà d’un matériel offrant une qualité d’image et de son irréprochable, l’application Microsoft Teams prévoit différentes fonctionnalités qui simplifient la tenue des réunions et les rendent plus immersives, comme le One-Touch Join qui permet de rejoindre une réunion en un geste. Cette plateforme de communication prend également en charge les salles à double écran pour avoir un écran dédié à la visioconférence et un autre pour le partage de documents. Il est maintenant possible d'étaler les participants sur les 2 écrans lorsqu'il n'y a pas de partage de contenu, mais aussi d'avoir accès à un affichage, appelé Front Row, où tout le monde est affiché sous forme de vignettes individuelles (même s'ils sont dans la même pièce), et où l'on peut retrouver le chat et le calendrier des réunions sur une même fenêtre (Uniquement pour les MTR Windows).

La salle étant connectée à la même plateforme de communication que l’ensemble des employés, il est possible de passer, lors d’un échange sur Teams, de son smartphone au système de la salle en entrant dans celle-ci. Le son et la vidéo s'adaptent alors et permutent entre les deux équipements. Aussi, une notification peut être envoyée sur les ordinateurs ou portables des employés se trouvant à proximité pour qu’ils rejoignent la réunion en cours. 

Enfin, les personnes participant à la réunion, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise, n’ont à aucun moment besoin de se connecter au Wifi de l’entreprise. Solution sécurisée, la Microsoft Teams Room permet le partage d’écran sans rejoindre la réunion depuis son ordinateur.

Quel matériel pour obtenir une Microsoft Teams Room ?

Pour transformer votre salle de réunion en Microsoft Teams Room, il vous faut un équipement particulier, certifié par Microsoft selon un cahier des charges strict et des critères qualité élevés.

A l’heure actuelle, vous trouverez du matériel compatible chez Logitech, Yealink, Epos, Bose ou encore Poly, marque américaine leader du marché de la visioconférence.

Deux types de systèmes vous seront alors proposés, tous deux avec l’application Teams préinstallée et fonctionnant de manière autonome, sans branchement à un ordinateur : les solutions Android et les solutions Windows.

Les Microsoft Teams Rooms basées sur Android

Les MTR basées sur Android prennent, la majorité du temps, la forme de barre de collaboration tout en un, à l'image de la gamme Studio X de Poly. Solutions compactes incluant la caméra, les micros et les haut-parleurs, elles s’installent et se configurent facilement.

Si vous disposez d’un écran tactile, la tablette ne sera pas nécessaire, mais dans le cas contraire, celle-ci jouera le rôle d’écran de contrôle et permettra de gérer les paramètres et de lancer les réunions.

La Poly Studio X30 est une barre de visioconférence qui peut être installée dans un bureau pour une utilisation individuelle ou dans une petite salle d'une capacité maximal de 8 personnes. Elle dispose d'une caméra avec cadrage automatique des participants et suivi de l'orateur. 

Découvrez la Poly Studio X30

La Poly Studio X50, quant à elle, est conseillée pour les espaces pouvant accueillir jusqu'à 12 personnes. Sa caméra dispose de la même intelligence artificielle que la Studio X30. De plus, elle prend en charge le double affichage.

Découvrez la Poly Studio X50

Nouveauté de la marque, la Poly Studio X70 a été pensé pour les plus grandes salles de réunion, allant jusqu'à 20 personnes. Elle possède deux objectifs UHD 4K de 70° et 120°, un zoom numérique x7 et 4 microphones d'une portée de 7 mètres.  

Découvrez la Poly Studio X70

Pour ce qui est des fonctionnalités, les MTR sous Android rattrapent rapidement leur retard sur Windows, diminuant ainsi l’écart entre les deux systèmes.

Le plus grand avantage de la Microsoft Teams Room sous Android est la possibilité d'activer un mode personnel.

Ce mode personnel sera idéal pour les professionnels travaillant seul ou pour les personnes en télétravail, puisqu’il donne accès à des fonctionnalités supplémentaires comme la possibilité de flouter l'arrière-plan ou de faire un enregistrement de la réunion, mais aussi d’accéder aux paramètres de configuration de manière plus aisée.

Proposant des tarifs moyen de gamme, les solutions sous Android seront adaptées aux petites et moyennes entreprises cherchant à aménager leurs salles de réunion. De plus, l’installation sera souvent plus simple et rapide qu’avec un matériel sous Windows, et ne demandera pas d’intégration.

Récapitulatif MTR sous Android

Les Microsoft Teams Rooms basées sur Windows

Les Microsoft Teams Rooms basées sur Windows offriront un service haut de gamme puisque celles-ci intègrent un PC de conférence doté de Windows IoT, plus performant qu'un matériel Android.

Disposant de fonctionnalités plus poussées que les modèles Android, les MTR sous Windows permettent d’ajouter une seconde caméra, comme une caméra pour tableau blanc, pour partager du contenu écrit. De ce fait, les personnes à distance ne manquent aucune information.

Un autre très gros avantage est celui de pouvoir répondre à une invitation non Teams et rejoindre une réunion Zoom ou Cisco Webex.

Côté matériel, les Microsoft Teams Rooms basées sur Windows sont souvent composées d’éléments séparés, comme celles du constructeur Poly, qui propose plusieurs solutions en fonction des besoins. Celles-ci incluent un PC de conférence Lenovo ThinkSmart Core ou Dell Optiplex 7080 XE, au choix. 

Le kit Poly Studio Focus Room est conçu pour les petits espaces pouvant accueillir jusqu'à 3 personnes de type focus room ou cabine acoustique. Ce pack inclut une barre vidéo Poly P15, une tablette de contrôle Poly GC8 et le PC de conférence. L'intelligence artificielle intégrée donne la possibilité à la caméra de recadrer l'image automatiquement autour des participants (auto-framing) et aux micros de supprimer l'écho acoustique ainsi que les bruits hors champ.

Découvrez le kit Poly Studio Focus Room

Le kit Poly Studio Small/Medium Room s'accompagne de la barre de visioconférence tout en un Poly Studio USB. Cette dernière dispose du speaker-tracking en plus de l'auto-framing, c'est-à-dire qu'elle est capable de zoomer automatiquement sur la personne qui parle. Ce pack est adapté aux petites et moyennes salles de réunion allant jusqu'à 12 personnes. 

Découvrez le kit Poly Studio Small/Medium Room

Enfin, le kit Poly Studio Large Room inclut la nouvelle caméra Poly Studio E70. Conçu pour les grandes à très grandes salles de réunion, ce pack ne propose pas de solution audio. Ainsi, il est possible d'intégrer ce système dans tout types de salles en y ajoutant des micros plafond ou des spakerphones de centre de table, en fonction des besoins.

Découvrez le kit Poly Studio Large Room

Récapitulatif MTR sous Windows

Pour quels types de salle ?

Il est possible d’installer une Microsoft Teams Rooms dans n’importe quelle salle, quelle que soit sa taille. Il suffira alors d’adapter l’équipement.

En effet, les appareils des salles Teams sont disponibles dans une grande variété de formats, des ensembles hautement personnalisables, adaptables à toutes les tailles de salle jusqu'aux solutions intégrées qui combinent l'ordinateur, le microphone, le haut-parleur et la caméra en un seul appareil compact et facile à déployer.

Si, pour une petite ou une moyenne salle, une barre de collaboration, qui intègre dans un même appareil la caméra, les micros et les haut-parleurs, sera suffisante, pour les plus grandes salles, un système où les différents éléments sont séparés sera plus adapté. Ce dernier donnant la possibilité de placer les micros et les hauts parleurs dans différentes zones de la salle pour une écoute et une prise de son unifiée.

Ainsi, plusieurs questions sont à se poser avant de choisir son matériel de visioconférence. Est-ce un espace collaboratif ou une salle exclusivement dédiée à la visioconférence ? Est-ce que mon écran est loin de ma table et, par conséquent, des participants à la réunion ? Puis-je me tourner vers un équipement qui nécessite un peu plus d’intégration ?

Dans tous les cas, vous trouverez dans la gamme Poly, la solution qui vous conviendra, et nos experts sont là pour vous orienter. 

Kits visioconférences autonomes Poly

Quelle licence pour Teams ?

Tout d'abord, pour obtenir une MTR, il est indispensable d’avoir une licence Microsoft 365. Ensuite, il faut souscrire à un abonnement Microsoft Teams Room Basic ou Pro.

Chaque appareil, et donc chaque salle, doit avoir son propre abonnement. Cela permettra de créer rapidement des réunions depuis Teams ou Outlook, en y invitant simplement la salle. 

Les licences Pro sont facturées à l'unité, par salle et par mois (33,70 €). La licence Basic, quant à elle, est offerte aux clients ayant investi dans une solution de salle certifiée Microsoft Teams Rooms (dans la limite de 25 salles). 

La licence Basic, comme son nom l'indique, donne accès aux fonctionnalités de base, comme la planification et la participation aux réunions ou le partage de contenu.

La version Pro est plus complète. En effet, les réunions des équipes hybrides deviennent plus immersives grâce à différentes améliorations de l'expérience de réunion, telles que la configuration au premier rang "front row", la prise en charge du double écran, la caméra de contenu, la suppression de bruit basée sur l'intelligence artificielle et d'autres fonctions disponibles dans les salles Microsoft Teams Pro. Les administrateurs peuvent également gérer de manière centralisée tous les appareils certifiés pour les salles Teams grâce au portail de gestion des salles Microsoft Teams Pro. Les salles Microsoft Teams Pro sont idéales pour les entreprises comptant au moins 25 appareils de salle de réunion ou celles qui souhaitent bénéficier de l'expérience la plus complète en matière de réunion et de gestion.

Après avoir choisi la licence, c’est à l'administrateur réseau que revient la charge d’effectuer les paramétrages et la connexion au compte Teams de la salle. Une fois cette configuration réalisée, chaque employé pourra utiliser la salle pour ses réunions en visioconférence sans avoir à toucher aux paramètres et sans avoir à entrer un identifiant ou un mot de passe.

Après avoir balayé les questions les plus fréquentes sur les Microsoft Teams Rooms, celles-ci ne doivent plus avoir de secrets pour vous ! Cependant, si vous avez des questions supplémentaires, notre équipe d’experts se tient à votre disposition par mail ou téléphone. N’hésitez pas à nous contacter !