La visioconférence : une solution technologique au service de votre communication

Le développement spectaculaire des technologies mises en œuvre pour améliorer la qualité des systèmes de visioconférence permet aux entreprises, administrations ou organisations utilisatrices de bénéficier d'une solution de communication fiable, sécurisée et performante pour de multiples usages. La tendance générale du marché de la visioconférence est dirigée vers une simplification des offres et une baisse des prix, tout en proposant un niveau qualitatif toujours plus élevé.

La technologie, ou plutôt les technologies utilisées, ouvrent les portes à de nouvelles possibilités, dépassant la simple organisation d'une réunion par vidéo interposée. Il est désormais possible de faire des solutions de visioconférence des alliées du travail collaboratif en réseau et du télétravail, deux modes d'organisation du travail en vogue au sein du monde entrepreneurial d'aujourd'hui, comme vous pourrez le constater en découvrant notre guide de la visioconférence. Ce dernier vous aidera également à cerner les avantages générés par l'utilisation de la communication par visioconférence, notamment pour l'aspect concernant la réduction des coûts de déplacement. 

Salle de réunion et visioconférence

Pour une entreprise, le fait d'équiper une salle de réunion avec une solution de visioconférence transforme cette salle en véritable cœur de la communication interne. De plus, la visioconférence peut aussi être un outil utilisé en direction de l'environnement extérieur, en permettant un contact facile et convivial avec des fournisseurs, des clients ou pour effectuer une première sélection à l'occasion du recrutement de nouveaux collaborateurs.

Concrètement, la technologie nécessaire pour la mise en place de la visioconférence dans une entreprise peut se scinder en deux catégories : la partie concernant le logiciel d'une part et celle des équipements matériels d'autre part. Nous reviendrons ultérieurement sur l'aspect informatique et logiciel de la visioconférence, pour nous concentrer tout d'abord sur le matériel indispensable et les technologies déployées.

Le système vidéo

Sans aucune surprise, le matériel permettant la communication par vidéo dans une salle de visioconférence repose sur un écran et une caméra. Le choix de la taille de l'écran doit se faire en prenant en compte la surface de la salle et le nombre de participants éventuels, afin de garantir un confort maximal de visualisation pour tous. La qualité des écrans modernes est telle (HD ou 4K) qu'il n'y a aucune crainte à avoir concernant le rendu visuel et son impact sur le confort du travail durant une réunion en visioconférence.

Pour ce qui est de la caméra, il est important d'opter pour un système disposant au minimum d'un niveau de qualité en haute définition pour garantir une image claire et sans distorsions. Effectivement, la qualité du signal vidéo qui s'affiche sur les écrans est totalement dépendante de celle provenant de la source du flux vidéo, à savoir la caméra.

Quels que soient vos besoins, une caméra disposant d'une mise au point automatique et d'un large champ de vision reste la solution clé pour faciliter les échanges entre vos groupes de travail. En effet, ces outils technologiques simples présentent l’avantage de pouvoir convenir à tous les types de salles, permettant ainsi de transformer une salle de réunion équipée en un espace de collaboration vidéo propice à un résultat productif.

La gestion des flux audio

Nous sommes nombreux à avoir expérimenté la communication vidéo avec un ou plusieurs interlocuteurs via le réseau internet, en utilisant un logiciel libre ou une application gratuite. Nous sommes donc quasiment tout autant à avoir constaté la pénibilité et le manque de confort du système audio qui accompagne ces solutions. Coupures, grésillements, réglages incertains du niveau audio et autres saturations sont autant de freins, impossibles à supporter dans un cadre professionnel.

Les systèmes de visioconférence complets proposés par les grandes marques comme Polycom, Cisco, Logitech ou Lifesize disposent de fonctionnalités avancées pour la gestion des flux audio, comme l’annulation de l’écho acoustique ou la réduction des bruits, pour favoriser une conversation plus naturelle et plus efficace. La qualité des micros de ces systèmes est également supérieure à celle généralement rencontrée sur les ordinateurs et autres tablettes numériques.

La prise de parole des participants peut être régulée par un accessoire particulièrement utile, un bouton connecté en USB, sur lequel il suffit de presser pour signaler à tous sa volonté de s'exprimer et pour ouvrir son micro automatiquement.

Les terminaux individuels

Maintenant que votre entreprise dispose d'une salle de conférences ou de réunions équipée d'un système de visioconférence, il est normal de se demander comment les participants éloignés vont pouvoir se connecter à ce système depuis leur terminal individuel et bénéficier de ses services durant la conférence.

Pour participer aux réunions par vidéo, ou vidéoconférence, il suffit simplement de disposer d'une connexion au réseau internet et d'un ordinateur ayant une caméra, un micro et une prise casque ou des hauts-parleurs. Bien évidemment, le niveau de qualité de ces équipements influe grandement sur le confort d'écoute et de vision.

Les solutions pour organiser des visioconférences offrent une grande flexibilité et une compatibilité avec les divers environnements logiciels du secteur informatique, permettant de ne pas rencontrer de difficultés, que l'on utilise Windows ou Mac OS. Certains systèmes de visioconférence sont optimisés pour inviter et accepter des interlocuteurs ou participants connectés via l'application ou le logiciel Skype.

Les logiciels de visioconférence

Pour orchestrer et mettre en relation les différents équipements matériels que nous venons de détailler, il est indispensable de se tourner vers le cerveau de tout système de visioconférence : le logiciel.

Les fonctionnalités requises pour un usage professionnel

Le logiciel de réunion par vidéo interposée détermine de nombreux aspects des fonctionnalités et des services qu'il est en mesure de vous apporter :

• Le nombre de participants qui peuvent se connecter simultanément.
• Le focus audio et vidéo automatique sur l'orateur du moment.
• L'optimisation pour la compatibilité avec des logiciels extérieurs.
• La possibilité d'enregistrement de la réunion pour un partage ultérieur.
• Le partage d'écran, de contenus et de données.
• La fiabilité et la stabilité de tout le système.
• L'intégration de la compatibilité avec les liaisons téléphoniques.
• Les modes de communication secondaire entre les participants. 

Conformément à un usage de plus en plus fréquent, celui du Cloud, certains fabricants proposent des logiciels totalement dématérialisés, la vidéoconférence devenant alors un service à utiliser directement en ligne. Cette pratique favorise le partage de ressources déjà stockées sur internet sur les grandes plateformes dédiées à cet effet, comme Google ou Microsoft le permettent.

Sécurité et confidentialité

Il est impossible de conclure ce tour d'horizon des logiciels de visioconférence sans aborder un sujet qui est au centre des préoccupations des entreprises utilisatrices : la sécurité des échanges et des documents partagés.

Sur internet, rien ne sécurise réellement la confidentialité absolue de vos échanges. C'est pourquoi les solutions de visioconférence à destination des entreprises mettent l'accent sur cet aspect essentiel du monde professionnel connecté. Certains systèmes permettent de disposer de serveurs privés et hermétiques à toute personne non souhaitée. D'autres solutions privilégient le cryptage des ressources et des échanges diffusés par les différents flux de communication.

Quelle que soit la technologie choisie, les solutions de visioconférences professionnelles répondent à des normes et des exigences de sécurité qui leur permettent de devenir des outils utilisés dans des domaines sensibles, tant par le secteur privé que par des administrations, des hôpitaux ou des ministères publics.