Guide de la visioconférence : tout ce qu’il faut savoir sur la réunion par écrans interposés

Au sein d’une entreprise, les professionnels sont souvent amenés à rencontrer leurs clients, leurs collaborateurs ou encore leurs fournisseurs. Ces rencontres sont en effet essentielles pour une meilleure collaboration, communication et compréhension entre les équipes. Elles permettent d’éviter les malentendus et de profiter de la communication non verbale qui resterait imperceptible par téléphone.

Néanmoins, il arrive que ces interlocuteurs soient éloignés les uns des autres. La distance rend alors l’échange et la conférence compliqués. Il est alors nécessaire de se déplacer pour effectuer des rencontres, des réunions ou des séminaires. Ces déplacements engendrent ainsi une perte de temps de travail et des frais de transport. 

Pour l’éviter, la solution idéale est alors la visioconférence. Plus besoin de se déplacer, la conférence par vidéo interposée permet d’entendre et de voir ses interlocuteurs comme s’ils étaient présents tout en restant au bureau ! Les frontières sont ainsi inexistantes puisqu’il est possible de communiquer avec d’autres personnes à des milliers de kilomètres !

Il est cependant important d’être bien renseigné sur les produits proposés pour la visioconférence, car il est impératif, et ce encore plus dans le milieu professionnel de posséder des outils puissants capables de tenir la route durant toute une réunion. Pas de bruits de fond, communication fluide, bonne qualité audio et vidéo sont autant de critères primordiaux pour les entreprises.

Vous souhaitez en savoir davantage sur la visioconférence ? Nous vous proposons de découvrir notre guide complet sur cet outil professionnel indispensable ainsi que sur chaque service qu’il peut offrir.

Les avantages de la visioconférence

La visioconférence est aujourd’hui un élément omniprésent dans le milieu professionnel. Peu importe leur domaine d’expertise, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à utiliser la visioconférence comme outil de travail. Cela s’explique d’une part par la démocratisation des solutions de communication par internet (mail, messagerie instantanée, webcam, etc.), mais aussi par les nombreux avantages qu’un tel outil peut apporter au sein d’une entreprise.

Communiquer clairement pour de meilleurs résultats

La visioconférence est un moyen parmi tant d’autres (rencontres, téléphone, échange de mail) de communiquer. La communication est un élément essentiel dans le domaine professionnel comme dans le domaine personnel. C’est en effet en communiquant qu’il est possible de partager des idées, de connaître et de comprendre l’avis de l’autre.

Mais la communication peut parfois comporter des malentendus ou être mal interprétée. Un e-mail ne permet pas toujours de véhiculer un ton ou une émotion quant au téléphone, il ne permet de profiter de ce que l’on appelle la communication non verbale (gestuelle, traits du visage, posture, etc.). 

La visioconférence permet de communiquer presque comme si les participants étaient en face de vous. Avec du matériel de qualité, une visioconférence permet en effet d’entendre et de visualiser très clairement ses interlocuteurs. 

Un gain de temps

Pourquoi ne pas directement se déplacer dans ce cas ? Il est vrai que beaucoup de professionnels voyagent régulièrement afin de rencontrer des clients ou encore des collaborateurs. Si une rencontre réelle est toujours plus appréciable qu’une rencontre par vidéo interposée, la visioconférence peut permettre de limiter les déplacements et ainsi de gagner du temps.

Il est vrai que devoir se déplacer peut faire perdre du temps de travail très précieux. La durée du trajet ou encore l’attente aux différents lieux peuvent être évitées en optant pour une réunion par visioconférence. 

Il est également plus facile de trouver un créneau où tous les participants peuvent être disponibles, car la visioconférence peut se faire plus rapidement puisqu’elle ne nécessite pas un temps de déplacement préalable. 

La visioconférence en participant à une meilleure compréhension entre les équipes de travail et les partenaires professionnels permet de booster la motivation ou encore la création afin d’accélérer les projets. 

Un gain d’argent

L’adage dit que le temps est l’argent et une fois encore il peut se vérifier ici. Le temps gagné en évitant les déplacements se traduit bien évidemment par les économies financières réalisées par l’entreprise en limitant les déplacements en voiture, en train ou même en avion (sans compter le bénéfice pour l’environnement). 

Bien sûr, les équipements pour la visioconférence ne sont pas gratuits. Pour une qualité optimum, l’entreprise sera obligée d’investir dans du matériel de qualité, mais cet investissement perdurera dans le temps et sera largement compensé par l’économie réalisée sur la baisse des déplacements professionnels dans l’entreprise.

Les usages de la visioconférence

Vous vous questionnez sur les différents usages de la visioconférence ? Il est vrai que cet outil a différents rôles. Les entreprises peuvent profiter d’un seul ou de plusieurs de ces usages afin d’améliorer leur productivité. 

L’interactivité

L’avantage principal de la visioconférence par rapport aux autres modes de communication à distance comme le téléphone ou la messagerie est l’interactivité. La visioconférence permet de faire participer plusieurs personnes sur un même projet ou de débattre sur un même sujet. En étant vu et entendu par tous, chaque participant peut ainsi mieux intervenir, être entendu et compris.

L’interactivité donnée par la visioconférence permet ainsi à chacun des participants de jouer un rôle et de se sentir acteur de l’échange. 

Le partage

Avec la visioconférence il est également possible de partager beaucoup plus rapidement et facilement. Que ce soit des idées ou tout simplement des documents, les équipes pourront bien plus facilement recevoir des données et des explications en temps réel sur celle-ci.

Cela peut passer par le partage d’écran, par l’envoi de données en fichier Word ou Excel ou encore tout simplement un tableau physique retransmis sur tous les écrans des participants.

Le travail en équipe

C’est sûrement le premier rôle auquel on pense lorsque l’on évoque la visioconférence : le travail en équipe. Il est vrai que celui-ci est largement simplifié lorsque des visioconférences sont possibles entre chaque membre de l’équipe. 

Il leur est en effet possible d’échanger leurs idées plus facilement à n’importe quel moment de la journée. Cela est d’autant plus intéressant lorsque les membres de l’équipe sont éloignés les uns des autres. L’interactivité précédemment évoquée va permettre à l’équipe de gagner en créativité et en productivité.

La formation

Il est également possible d’utiliser la visioconférence comme un outil de formation. Pour de nombreuses raisons, certaines personnes ne peuvent se déplacer directement dans un lieu de formation. Grâce à la visioconférence, il est possible de suivre un cours directement avec un professeur ou un intervenant sans avoir à se déplacer. 

La différence entre la visioconférence et la vidéo simple réside dans la possibilité pour l’élève de poser directement ses questions de la même manière que s’il était véritablement présent. De la même façon, le professeur pourra à son tour répondre aux questions et interagir avec son auditoire. 

Les réunions

Mais c’est bien pour les réunions professionnelles que la visioconférence est le plus utilisé. Ainsi, plusieurs participants peuvent se regrouper dans une salle et communiquer avec d’autres intervenants, quelle que soit leur situation géographique !

Les réunions au sein d’une entreprise peuvent être nombreuses et grâce à la visioconférence tous les intéressés peuvent y participer sans avoir à modifier ou reporter leurs déplacements.

Le matériel à utiliser pour des visioconférences de qualité

Il nous est à tous déjà arrivé de communiquer avec une personne via vidéo interposée et l’expérience tourne parfois au cauchemar quand la qualité n’est pas au rendez-vous. Dans le milieu professionnel encore plus qu’ailleurs, il est primordial que l’échange soit clair et fluide. Ainsi, il convient de choisir du matériel de qualité. Cela inclut le matériel audio, le matériel vidéo, mais aussi les logiciels de visioconférence. 

Le matériel audio

Deux aspects concernant le matériel audio sont à prendre en considération :

• Les haut-parleurs de la salle où la visioconférence a lieu.
• Les micros des participants à la visioconférence. 

Ces deux paramètres conditionneront la qualité du son perçu par les participants. Il faut donc être attentif à la qualité des haut-parleurs autant que ceux des micros. 

Le critère important dans le choix de son matériel audio pour une visioconférence est la taille de la salle où celle-ci aura lieu. En effet, il existe des solutions adaptées aux petites (1-4 participants), moyennes (4-12 participants) et grandes salles (plus de 12 participants).

Bien choisir son matériel audio permet d’éviter les grésillements ou autres problèmes qui pourraient survenir durant la visioconférence et qui empêcheraient la bonne compréhension entre les participants.

Le matériel vidéo

La visioconférence apporte l’image en plus du son. Pour que la visioconférence soit agréable pour tous, il est important de choisir du matériel vidéo de qualité. Là aussi, deux aspects sont à prendre en considération :

• La qualité de la caméra (haute définition, 4 K, etc.)
• La qualité de l’écran (sa résolution).

Il est important que la qualité vidéo soit au rendez-vous pour profiter d’une visioconférence fluide. Certaines caméras sont directement intégrées dans le matériel de visioconférence, mais il est également possible d’acheter séparément une caméra.

Vous pourrez également opter pour une caméra intelligente qui se focalisera automatiquement sur la personne ayant pris la parole.

Les logiciels de visioconférence

Vous vous êtes munis du matériel adéquat pour la visioconférence ? Il vous faut encore choisir le logiciel de visioconférence qui vous permettra de vous connecter avec vos collaborateurs. Il en existe plusieurs ayant chacun leurs avantages :

• Skype
• Microsoft for Business
• Zoom
• Google Hangouts
• GoToMeeting

Skype 

On ne présente plus ce géant de la communication par internet. Si on connaît ce logiciel pour ses messages instantanés et ses appels vidéo, il est également un outil très plébiscité par les entreprises. 

Si Skype est gratuit, il existe en effet une option premium payante pour les personnes désirant effectuer des appels en groupe jusqu’à 10 participants. 

L’offre premium est à 9,99 $ par mois ce qui est fait une solution très attractive pour les professionnels et plus particulièrement pour les petites entreprises ou pour les formations. 

Le petit plus : Un outil de partage d’écran est disponible pour faciliter le travail en équipe.

Zoom

Pour les personnes à la recherche d’un logiciel simple d’utilisation, Zoom sera le logiciel parfait pour vos visioconférences. Possédant une version gratuite de son offre, son offre premium reste très abordable. Si Skype n’est pas dédié entièrement à la visioconférence, Zoom l’est et cela se ressent dans les fonctionnalités qu’il peut offrir :

• Le partage d’écran.
• La messagerie.
• L’enregistrement.
• Le stockage vidéo.
• La sécurité. 

Il est également possible de prendre des options pour encore plus d’outils et de services (webinaires, plus de stockage, discussion améliorée, etc.). 

Le petit plus : Zoom possède la détection vocale active qui détecte quiconque parle dans un groupe et ce focalise sur cette personne afin de dynamiser la conversation.

Google Hangouts

Google aussi est dans la course et propose son outil de visioconférence. Google Hangouts est disponible gratuitement pour les détenteurs d’un compte Google (Gmail, compte YouTube, etc.). Cette version gratuite vous permettra déjà de pouvoir communiquer avec un maximum de 20 personnes.

Pour aller plus loin, la firme américaine propose une offre premium dédiée aux professionnels, elle aussi à 9 $ par mois. Hangouts Pro permet ainsi d’accueillir jusqu’à 50 participants à la visioconférence.

Le petit plus : une fonctionnalité de rappel par e-mail est envoyée aux participants afin d’assurer un meilleur taux de présence.

GoToMeeting

GoToMeeting est un pluggin à télécharger sur votre ordinateur ou tout simplement une application smartphone fonctionnant aussi bien sous iOS que sur Android.

Le prix de cet outil est plus élevé, mais il existe différentes offres allant de 24 à 49 € par mois, ce qui permet de mieux adapter son choix en fonction de ces besoins. Ainsi, il est possible d’effectuer des visioconférences à partir de 5 et jusqu’à 1000 participants !

Le petit plus : la possibilité d’effectuer des visioconférences avec un très grand nombre de participants. 

En résumé

De façon plus synthétique, choisir d’utiliser la visioconférence au sein de votre équipe professionnelle vous permettra de gagner :

• De la productivité.
• De la créativité.
• Du temps.
• De l’argent. 

La visioconférence peut-être utilisée de différentes façons :

• Pour effectuer un travail en équipe.
• Pour renforcer le lien entre des clients, des partenaires ou des collègues.
• Pour se former à distance. 
• Pour faire le point sur les projets en cours avec les principaux décideurs.

Pour vous assurer de la qualité de votre visioconférence, il faudra choisir :

• Du matériel audio de qualité (haut-parleurs et micros).
• Du matériel vidéo de qualité (caméras et écrans).
• Un logiciel adapté à vos besoins (Skype, Zoom, Hangouts, GoToMeeting).