La visioconférence et ses multiples usages pour le travail en entreprise

La visioconférence, ou conférence par vidéo interposée, s'impose tous les jours un peu plus dans le monde du travail et de l'entreprise. Le développement technologique de cet outil de communication permet de relier entre eux et de faire collaborer les salariés d'une entreprise, où qu'ils soient situés.

L'unique condition pour la mise en place d'une solution de visioconférence est de disposer des équipements matériels adéquats et d'un réseau de communication fiable et rapide, comme vous pourrez le constater en consultant notre guide de la visioconférence. Une fois le dispositif vidéo opérationnel, il est alors possible de l'utiliser pour de nombreux usages, bien plus variés que ce que l'on pourrait imaginer au premier abord, dépassant la simple organisation d'une réunion de travail ponctuelle avec de nombreux participants réunis dans une même salle équipée d'un écran.

Source de réduction des coûts de déplacements et d'hébergements, la visioconférence est également un symbole de modernité, plébiscitée par les nouvelles générations, comme en témoigne ce chiffre : 87 % des cadres de moins de 35 ans préféreraient exercer leur travail dans une entreprise bénéficiant des usages de la visioconférence. 

La visioconférence : un outil de travail flexible

Selon ses besoins, ses objectifs ou ses contraintes, une entreprise équipée d'une solution de visioconférence complète et performante peut envisager d'utiliser ce dispositif de communications par écran et caméra interposés pour organiser de nombreux aspects du travail quotidien de ses collaborateurs.

Ces usages les plus fréquents de la visioconférence, ou réunion vidéo, sont les suivants :

• La réunion d'information : la direction ou le président d'une entreprise souhaite diffuser une communication importante aux participants de cette conférence vidéo. La visioconférence permet alors d'éviter de nombreux déplacements pour une réunion qui peut finalement s'avérer être de courte durée. La possibilité de pouvoir réagir et poser des questions en temps réel permet de répondre à d'éventuelles interrogations et de ne laisser planer aucun doute sur certains aspects de l'information délivrée, contrairement à une feuille de service, qui peut être sujette à des interprétations erronées.
• Une réunion de lancement de projet : réunion qui permet de définir avec les salariés concernés des éléments comme les dates, les feuilles de route ou la composition des équipes, en amont du lancement d'un projet. Dans ce cas, la visioconférence se démarque positivement des solutions téléphoniques ou de celles que l'on trouve gratuitement sur internet, en autorisant un véritable travail collaboratif entre les participants. Il est effectivement possible d'utiliser tous les niveaux d'échanges fournis par une solution professionnelle : la vidéo et l'audio, la présentation de documents aux participants avec une possibilité d'interaction, ou encore une messagerie instantanée pour assurer la communication secondaire entre les participants.
• La réunion créative, ou brainstorming : la visioconférence permet de regrouper virtuellement tous les cerveaux créatifs pour essayer de produire un maximum d'idées et de conserver les meilleures. Certains participants peuvent se trouver dans la salle de réunion située dans les locaux de l'entreprise, salle équipée d'un grand écran et d'une camera, tandis que les collaborateurs éloignés peuvent se joindre et participer à la réunion depuis leur poste de travail informatique. La qualité technique (écran, caméra, signal vidéo, son sans écho) des solutions de visioconférences modernes autorise une parfaite fluidité des échanges et de la communication entre tous les intervenants, ceux situés dans la " salle de Visio ", comme pour ceux situés devant leur écran. La productivité du travail effectué au cours d'une visioconférence est souvent supérieure à celle constatée dans le cadre des réunions physiques, dans une salle de réunion ou de conférence.

Par ailleurs, rien n'empêche de rajouter à ces usages les plus classiques de la visioconférence d'autres aspects du travail en entreprise : la communication avec les clients ou les sous-traitants, le recrutement, ou encore le travail collaboratif entre les salariés d'une grande entreprise dont l'activité passe par de nombreux sites, partout en France ou à travers le monde.

Un système de visioconférence peut favoriser le travail à distance

De plus en plus de salariés exercent leur activité professionnelle en télétravail, ou travail à distance. Cette forme d'organisation du travail en entreprise présente de nombreux avantages en termes de coûts, mais peut également générer des inquiétudes, notamment sur les aspects concernant le management et la qualité du partage des informations importantes.

Un système de visioconférence permet de répondre en grande partie aux spécificités et aux interrogations liées au travail nomade, qui a pourtant le vent en poupe dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui.

En premier lieu, les conférences vidéo sont un excellent moyen de maintenir le lien social avec les collaborateurs qui travaillent à distance. La convivialité et les outils de collaboration des réunions par vidéoconférence peuvent pallier au sentiment d'isolement qui peut toucher les salariés exerçant en télétravail. Si la technologie moderne permet de travailler sans être présent dans les locaux d'une société, la visioconférence permet de manager à distance. Le mode présentiel, qui caractérise encore le monde du travail, est ainsi remplacé par un management vidéo, utile pour maintenir un lien de communication avec et entre les salariés physiquement absents du cœur de décision de l'entreprise.

D'autre part, un collaborateur pratiquant le télétravail peut légitimement passer à côté de toutes les informations du quotidien, diffusées de manière informelle, au détour d'un couloir ou au cours de la pause-café. Là encore, la visioconférence peut avoir un usage visant à instaurer un rendez-vous régulier entre les salariés situés dans la salle équipée du système principal et ceux qui en sont éloignés. Ce type de réunion, détendue et conviviale, permet de conserver les échanges et la communication propices à l'esprit d'équipe et au partage des informations importantes.

La sécurité des échanges et des données partagées

Il est facile d'obtenir gratuitement sur internet un logiciel ou une application permettant d'organiser une réunion par écran interposé. Leur utilisation est simple : l'organisateur crée une salle virtuelle, puis diffuse le lien vers cette salle aux personnes invitées à cette réunion. La qualité de la communication est impactée par celle du matériel de chaque participant (écran, caméra, micro) et par la rapidité de leur connexion à internet.

À l'usage, ces solutions gratuites sont une bonne introduction à l'utilisation de la visioconférence, mais se montrent souvent peu fiables au niveau technique. Elles imposent de nombreux réglages et autres interruptions intempestives, nuisibles à la qualité des échanges et de la communication nécessaires à la réussite du travail collaboratif en ligne.

De plus, l'habitude d'utiliser le réseau internet dans sa vie privée fait facilement oublier un critère qui devient essentiel dans un cadre professionnel : le manque de sécurité. Or, tous les échanges (vidéo, audio, documents partagés) effectués sont enregistrés et stockés sans passer par un système de cryptage et sont donc potentiellement accessibles à des personnes mal intentionnées, chose impensable pour une entreprise.

Par rapport à ces applications gratuites, les vraies solutions logicielles de visioconférence sont totalement sécurisées, car elles utilisent des normes et des protocoles assurant le cryptage et la confidentialité des échanges, ainsi que du contenu de tous les documents informatiques éventuellement diffusés au cours d'une réunion par visioconférence. Un critère qui fait souvent toute la différence au moment de décider quel type de système de visioconférence utiliser pour l'organisation du travail par vidéo interposée dans un cadre professionnel.