Le guide 2025 de la visioconférence

La visioconférence faisant partie intégrante de la vie d'une entreprise, le choix de vos équipements demande une attention particulière. Désormais, une grande majorité des salles de réunion en entreprise nécessite d'être équipée pour réaliser des conférences à distance dans de bonnes conditions. Découvrez tous nos conseils pour équiper au mieux votre salle de réunion afin de la rendre opérationnelle pour la visioconférence.

1. Modernisation des équipements de visioconférence

La visioconférence a évolué, passant d’équipements dédiés lourds à des solutions intégrées et accessibles sur des terminaux mobiles grâce aux services cloud. Aujourd’hui, il est essentiel de considérer des plateformes comme Microsoft Teams, Zoom ou Cisco Webex qui offrent des solutions adaptées aux usages individuels ou aux salles de réunion.

Le cloud simplifie la gestion des infrastructures, mais nécessite une attention particulière à la compatibilité des matériels (caméras, microphones, écrans tactiles) et des logiciels pour garantir une expérience fluide et fiable.

Conseil : Centralisez la gestion des équipements avec des outils certifiés par les plateformes collaboratives choisies. Vérifiez que les périphériques (comme les barres audiovisuelles ou les webcams) sont bien compatibles avec vos besoins et vos infrastructures cloud. En effet, le choix de l'équipement doit répondre à des critères précis comme le nombre de participants présents dans la pièce, l'environnement numérique utilisé en entreprise ou encore la configuration de la salle.

2. Typologie des salles de réunion

Les salles de réunion peuvent être classées en deux catégories :

Salles BYOD (Bring Your Own Device) : L’ordinateur portable, connecté à des périphériques audio/vidéo via USB ou sans fil, est au cœur des salles BYOD. Ces salles sont idéales pour des configurations flexibles comme celles proposées par le fabricant Maxhub. Les réunions étant lancées depuis un ordinateur hôte, elles sont compatibles avec l’ensemble des plateformes collaboratives.

Salles autonomes : Équipées de systèmes intégrés (barres de visioconférence, écrans tactiles interactifs) ou modulaires (caméra , micros et haut-parleurs), elles sont conçues pour des interactions collaboratives avancées et intelligentes. Ces solutions offrent souvent des interfaces ergonomiques via des tablettes de contrôle, et ne nécessitent pas l’utilisation d’un ordinateur portable hôte. Grâce à une licence de salle, elles rendent l’expérience immersive car les utilisateurs rejoignent leurs réunions en un clic, sans devoir brancher leur ordinateur portable personnel à l'équipement.

Conseil : Pour les salles BYOD, nous vous conseillons d’opter pour un dock USB-C pour faciliter la connexion. De cette manière, en ne branchant qu’un câble USB-C à leur ordinateur, les utilisateurs dupliquent leur écran, se connectent à l’équipement de visioconférence, bénéficient de la recharge électrique et de la connexion au réseau filaire. Le gain de temps est considérable, et l’expérience est améliorée grâce à la stabilité du réseau filaire.

Pour les salles autonomes, vous investissez dans une solution combinant matériel et logiciel, ce qui permet de maximiser l’efficacité. Il est important de porter une attention particulière à la compatibilité entre le matériel et la licence de salle. OfficeEasy a conçu, en collaboration avec ses partenaires de confiance, des kits de visioconférence pour faciliter votre choix.

3. Interopérabilité et compatibilité entre plateformes

L’interopérabilité entre différentes plateformes de visioconférence reste un défi. Bien que des options comme les modes « invités » facilitent les connexions externes, certaines fonctionnalités avancées peuvent être restreintes. Les services d’interconnexion multisites (comme ceux basés sur le protocole H.323) permettent de relier des plateformes distinctes, mais leur usage peut complexifier la gestion.

Conseil : Centralisez vos communications autour d’une plateforme principale pour gagner en efficacité, tout en maintenant des options flexibles pour les interconnexions ponctuelles.

Vous aurez parfois besoin d’effectuer une réunion sur une plateforme différente de celle installée dans la salle autonome. Pensez à l'interopérabilité logicielle ou prévoyez un équipement supplémentaire permettant de connecter votre ordinateur aux périphériques audiovisuels de manière ponctuelle. Par exemple, Zoom propose une interopérabilité logicielle avec Google et Teams : lorsque vous êtes invité à une réunion sur une de ces 2 plateformes, l'interopérabilité vous permet de la rejoindre depuis la tablette de contrôle, sans l’ajout d’un équipement supplémentaire. La deuxième solution consiste à ajouter un produit qui permet aux utilisateurs de basculer facilement entre la salle autonome et la salle BYOD. Avant d'effectuer des conférences avec vos clients ou fournisseurs, testez les modes « invités » pour garantir une compatibilité fluide avec les partenaires externes.

4. Outils de collaboration interactive

Pour dynamiser les espaces de réunion, nous vous conseillons d'opter pour des outils de collaboration interactifs. Les écrans tactiles interactifs et tableaux blancs numériques enrichissent les réunions grâce à des fonctionnalités de dessin, d’annotation et de partage en temps réel.

Ces outils, lorsqu’ils intègrent une caméra, des micros et des haut-parleurs, permettent une collaboration hybride efficace entre participants locaux et distants.

Conseil : Intégrez ces outils dans les salles collaboratives pour les activités nécessitant du brainstorming ou des annotations en direct. Si la salle de réunion est également dédiée à la visioconférence, optez pour un tableau blanc interactif avec périphériques de visioconférence intégrés. De cette manière, vous bénéficiez d’une solution tout-en-un qui s’adapte à toutes les réunions. Pour renforcer l’interactivité lors des réunions en présentiel ou pour effectuer des conférences avec un équipement de qualité, les TBI de visioconférence constituent la solution idéale pour les professionnels à la recherche d’un équipement complet, facile à installer et esthétique.

5. Gestion des logiciels de communication unifiée

Les logiciels de communication unifiée (CU) regroupent la messagerie instantanée, la visioconférence, et le partage de fichiers. Des solutions comme Microsoft Teams, Slack ou Google Meet intègrent ces fonctions tout en offrant des options d’extension via API pour répondre à des besoins spécifiques.

Conseil : Sélectionnez une plateforme de CU qui s’intègre parfaitement à vos outils de gestion existants (CRM, ERP, etc.). Testez les interfaces et les fonctionnalités pour garantir une prise en main fluide par les utilisateurs.

6. Optimisation de l’ergonomie et de l’expérience utilisateur

La simplicité d’utilisation est un facteur clé pour l’adoption des outils de visioconférence. Des interfaces intuitives, un accès rapide aux fonctions clés (partage d’écran, activation des microphones) et une compatibilité multi-terminaux sont des éléments indispensables. Pour rentabiliser l’investissement, l’équipement de visioconférence doit être intuitif et accessible à tous, à défaut de ne pas être utilisé.

Conseil : Sensibilisez vos équipes à l’utilisation des outils via des formations adaptées. Fournissez des guides rapides que vous disposerez à l'intérieur de la salle et configurez des profils utilisateur pré-paramétrés pour simplifier leur expérience.

Nous vous conseillons également de choisir des accessoires qui facilitent le contrôle des équipements à distance. Une tablette de contrôle, une télécommande ou un produit centre de table avec des boutons de contrôle disponibles sur l'interface sont autant des solutions qui permettent une gestion intuitive à portée de main.