Équipement Télétravail

Quel équipement pour le télétravail et la visioconférence ?

Actuellement, de plus en plus d’entreprises ont recours au télétravail pour améliorer la productivité de leurs collaborateurs et pour motiver et fidéliser les talents. Le travail à distance peut également devenir une nécessité en période de crise ou de problèmes susceptibles de limiter les déplacements. Il permet aussi de concilier vie personnelle, volontariat et activité professionnelle.

Avant de lancer la mise en place du travail distant, il est recommandé de bien comprendre les réglementations applicables en la matière. Ensuite, il faut équiper judicieusement les employés pour les aider à travailler plus efficacement et pour éviter les problèmes techniques. Les meilleures dispositions doivent être prises pour la conciliation de la vie privée et des activités professionnelles.

 Un cadre légal bien défini pour le télétravail

Dans le secteur privé, il n’existe aucun texte légal qui réglemente le télétravail, chaque employeur est tenu de mettre en place un accord collectif (accord national) ou une charte spécifique après avoir consulté le comité social économique (CSE). Quel que soit le cadre adopté, il doit comprendre les clauses suivantes (article L.1222-9 du Code du Travail) :
- Dans quels cas l’employé peut-il passer en télétravail ? (épisode de pollution, formalités, conditions d’exécution du télétravail) ;
- Quelles sont les conditions de retour au contrat de travail sur site ?
- Les modalités d’acceptation des conditions du travail à domicile par le salarié ;
- Les systèmes de contrôle de la durée de travail (nombre de jours par semaine) et de l’équilibre de la charge de travail ;
- Les horaires auxquels le télétravailleur peut être contacté par son employeur doivent être définis ;
- Comment les travailleurs handicapés peuvent-ils y accéder ?

Les entreprises peuvent également mettre le télétravail en place sans accord collectif, ni charte. Il est possible de recourir au travail à distance en passant un simple accord de gré à gré. Le Code du travail indique que l’employeur et l’employé peuvent formaliser cet accord de manière verbale ou à travers un écrit (courrier, e-mail, etc.). L’organisation du travail doit être définie et le salarié doit respecter les termes de l’accord ou de la charte de l’entreprise.

Au sein de la Fonction publique, l’administration concernée par doit fixer les conditions du télétravail par arrêté ministériel, après avoir obtenu l’avis du comité technique (Fonction publique d’État) ; par délibération après l’avis du comité technique (Fonction publique territoriale) ; par décision du directeur d’établissement après avis du comité technique (Fonction publique hospitalière).

Ces documents doivent préciser l’activité professionnelle qui peut être exercée à distance, la liste des endroits où les professionnels peuvent télétravailler et les réglementations qu’il faut respecter afin de garantir la sécurité des systèmes d’information et de protection des données.

 Travail à distance : choisissez les bons équipement pour le télétravail

Que les employés doivent travailler dans les locaux de l’employeur, travailler dans les bureaux de coworking ou qu’ils travaillent chez eux, la qualité des équipements mis à leur disposition est très importante pour garantir leur productivité. Fournir des équipements professionnels adaptés figure parmi les obligations de l’employeur. Voici quelques recommandations pour bien choisir le casque, la web-cam, l’écran, le micro ou encore les enceintes les plus adaptés pour le Télé-travail.

• Le casque : si vous ne disposez pas d’un espace dédié au télétravail, il est conseillé de choisir un casque à réduction de bruit pour limiter la perception des bruits externes. Les casques anti bruit actifs vous permettent de réduire le volume des bruits émis par d’autres personnes ou des véhicules qui se trouvent à proximité pendant que vous discutez en direct avec vos collaborateurs.

• L’écran : selon la taille de la salle et le nombre de participants, déterminez la taille et la résolution de votre écran. Choisissez au moins un écran full HD de 55 pouces

• Les webcams : les caméras intégrées aux terminaux que vous utilisez au quotidien ne vous permettent pas d’obtenir une qualité d’image professionnelle. Optez plutôt pour des modèles externes, full HD ou 4K, qui assurent une meilleure performance. Les images seront plus nettes et la communication vidéo sera plus fluide. Préférez les modèles avec une vision 180° ou 360° et avec un zoom automatique.

• Les enceintes Bluetooth : les enceintes Bluetooth constituent une excellente alternative aux casques. Vérifiez la compatibilité du modèle que vous avez choisi avec les équipements préexistants que vous n’envisagez plus de remplacer.

• Le micro : le micro-USB est idéal faciliter la communication, cependant, si vous ne travaillez pas dans un local dédié, privilégiez les casques anti bruit, avec micro intégré.

• Les systèmes de visioconférence : vous pouvez vous offrir un pack complet de matériels qui vous permet d’organiser régulièrement des visioconférences avec vos collaborateurs. Si vous avez choisi des matériels sans fil, vérifiez régulièrement si les piles ne doivent pas être remplacées avant chaque communication afin d’éviter les coupures inconvenantes. Pensez également à l’évolutivité des équipements qui vous intéressent avant de les acheter.