Le Top 4 des outils de visioconférence et de télétravail

Les avantages de Skype pour communiquer/
télétravailler 

Un vecteur de socialisation

Le célèbre logiciel est donc un vecteur de socialisation incontournable de nos jours. Il permet de rester en contact avec vos proches ou vos collègues depuis n’importe quel emplacement géographique dans le monde. Pour l’utiliser, il suffit de bénéficier d’un support numérique et d’une connexion internet performante. Skype est particulièrement efficace pour les conversations de personne à personne. Idéal pour contacter un proche, le logiciel offre des interactions ludiques, notamment grâce aux éléments suivants :

• Des échanges d’émoticônes. Ces petites icônes permettent de transmettre rapidement et dans un langage universel, une émotion.

• Une messagerie intelligente permettant de mentionner un contact (@mention).

• Un partage d’écran (pour partager des images et photos de vacances). Le transfert se fait alors plus rapidement que par mail.

• Des conversations privées (pour des échanges confidentiels).

• Un mode pour enregistrer vos appels. Cette option est particulièrement utile quand on organise une réunion à distance. Cela aide alors à rédiger le verbatim et faire le compte-rendu des échanges.

Une solution économique

Skype est un moyen simple et gratuit de rentrer en contact avec tous les autres abonnés Skype dans le monde. Il est également possible de contacter quelqu’un sur son portable ou son fixe grâce à un abonnement dédié.

Un atout pour le télétravail

Skype est une solution adaptée aux personnes souhaitant s’entretenir avec leurs collaborateurs à distance. Le logiciel permet, en effet, de travailler en équipe avec ses collègues, et ce quel que soit leur situation géographique. La fusion entre Skype et Microsoft a également vu naître le logiciel Skype For Business à destination des entreprises. On y distingue quelques améliorations par rapport au logiciel originel telles que :

• Une interface plus intuitive

• Une prise en main simplifiée

• Une messagerie instantanée performante

• Un téléphone IP intégré (sous forfait)

• Une résolution haute qualité (1080p en HD)

Skype For Business est un logiciel attractif pour les particuliers comme pour les entreprises. Avec plus de 6 millions d’usagers, Skype est facile à mettre en place et à utiliser, même pour les débutants en visioconférence.

Il s’agit donc d’un outil gratuit qui permet une prise de contact rapide avec l’extérieur. Le logiciel bénéficie aussi d’un tableau blanc pour collaborer lors de réunions professionnelles. Il s’agit d’une page vierge où chaque participant peut ajouter des notes ou importer des images. Ce document est donc modifiable à plusieurs, en temps réel. À l’issue de la réunion en visioconférence, ce document peut être enregistré puis envoyé à d’autres collaborateurs extérieurs. Cet envoi peut concerner les membres présents (afin qu’ils gardent une trace des échanges) comme les éventuels absents (pour leur permettre de rattraper leur retard).

Les limites de Skype pour les entreprises

Skype peut néanmoins présenter certains ralentissements lorsque l’appel se destine à plusieurs destinataires en même temps. La fiabilité du système est, en effet, moindre, ce qui peut nuire au travail à exécuter. Par ailleurs, Skype est un outil difficile à relier à une salle de conférence (même si celui-ci est doté d’une technologie de vidéoconférence). La qualité vidéo et audio fait souvent défaut ce qui constitue un problème majeur dans l’univers entrepreneurial. Ces limites peuvent devenir rédhibitoires pour les entreprises qui ont des exigences fortes en termes de qualité. En effet, la perte de minutes précieuses peut refroidir certains utilisateurs de Skype.

La clarté audio pour plusieurs utilisateurs lors d’une conférence est relativement faible. Un équipement audio sophistiqué est souvent nécessaire pour pallier ce manque. Cet équipement doit alors s’acquérir par les utilisateurs. Dans le cadre d’une visioconférence à plusieurs, il est donc nécessaire de veiller à ce que tout le monde possède un matériel fonctionnel, au risque d’avoir des disparités dans le rendu vidéo et audio.

Notons également que Skype est une solution de vidéoconférence peu sécurisée. Or, des informations confidentielles sont souvent échangées dans le monde des affaires lors de réunions. Les utilisateurs doivent également avoir cet élément bien à l’esprit.

Avant d’utiliser Skype pour le travail, il est donc utile et nécessaire de se poser ces 4 questions essentielles :

• L’aspect sécurité est-il très important ou fondamental pour vous ?

• La qualité audio et visuelle est-elle nécessaire à l’échange ?

• Avez-vous du temps pour gérer le logiciel (et les éventuels bugs) ?

• Avez-vous besoin d’une connexion au sein d’une salle de conférence ?

Si vous répondez de manière affirmative à toutes ces questions, Skype est alors un outil insuffisant pour l’usage que vous souhaitez en faire, jour après jour. Un système de visioconférence plus performant est alors particulièrement conseillé pour bénéficier d’un rendu conforme à ses attentes.

Skype offre donc une solution d’appoint, avec un résultat quelque peu amateur par moment. C’est la raison pour laquelle on associe plus facilement Skype à un usage personnel, pour échanger avec des amis ou de la famille. En effet, les personnes en voyage ou étudiant à l’étranger utilisent beaucoup Skype. Heureusement, d’autres solutions existent pour garantir des interactions performantes dans un cadre professionnel.

Les avantages de Zoom pour les entreprises

Zoom est particulièrement sollicité pour organiser des réunions entre un animateur et un groupe jusqu’à 100 personnes. Il s’adresse particulièrement aux travailleurs freelances et aux professionnels adeptes du télétravail en général. Zoom séduit de plus en plus d’utilisateurs pour plusieurs raisons fondamentales. En effet, Zoom est une plateforme qu’on apprécie pour son caractère :

Ergonomique
Sécurisé
Bien organisé
Peu couteux

Zoom est l’outil privilégié pour faciliter les communications externes et internes d’une entreprise. Avec Zoom, une entreprise peut mettre en place simplement une salle de conférence virtuelle. Il se démarque également de ses concurrents par ses nombreuses fonctionnalités plutôt inédites.

Les fonctionnalités spécifiques à Zoom

Zoom est une plateforme de communication permettant d’échanger en simultanée avec vos partenaires, fournisseurs, salariés et éventuellement clients. Spécialement conçu pour les salles de conférences, il offre de nombreux avantages pour les participants, tel que nous allons le voir plus bas.

La présence du Cloud

Zoom permet de réaliser une visioconférence avec une qualité haute définition sur le plan du son et de l’image. L’ensemble des participants apparait sur votre écran sous la forme d’une galerie. Cependant, il est possible d’afficher un intervenant particulier sur le mode plein écran. Notons que les réunions en visioconférence s’effectuent également sous cloud. Ce dispositif permet d’offrir une expérience plus flexible et plus stable, même lorsque la connexion internet est déficiente.

L’aspect sécurité

Le logiciel Zoom dispose d’un grand nombre de protocoles de sécurité informatique (SSL, AES, HTTPS…). Cet aspect constitue un véritable atout lors d’échange à caractère confidentiel par exemple. Cette sécurité garantit donc la confidentialité des échanges ainsi que la protection des données et documents transmis aux autres utilisateurs.

La facilité des interactions

L’un des avantages de Zoom est de permettre à chaque intervenant d’exister. En effet, chaque participant peut prendre le contrôle du clavier et être force de propositions. Cette fonctionnalité facilite la collaboration et le travail comme si les professionnels étaient dans la même salle. Zoom est également équipé d’un tableau blanc permettant de partager le détail de vos idées et projets. Seul un administrateur pourra toutefois gérer le flux des échanges pour rendre la réunion plus fluide.

Le choix du format

Notons que la vidéoconférence constitue une option dans le déroulement d’une réunion à distance. En effet, il est tout à fait possible de se limiter à un échange vidéo si le contexte l’exige.
Zoom est un logiciel fonctionnel et ergonomique à destination des entreprises. On distingue plusieurs avantages à son utilisation au travail. Zoom facilite donc l’organisation des réunions virtuelles.

Il permet aussi de rassembler près de 500 intervenants si nécessaires. Cela peut être particulièrement utile si vous avez le projet de vendre des formations en e-learning ou des tutoriels en live à un nombre conséquent de personnes. Chacun peut alors poser des questions au formateur, ce qui participe à créer un contenu très vivant. Zoom s’adapte donc spécifiquement à la création de webinaire, ou de formations en ligne.

Par ailleurs, en connectant ma solution Zoom à un Cloud, il est possible de revisionner la réunion ultérieurement. Cela permet de garder une trace auditive des échanges. Il est également possible de partager l’enregistrement de la réunion à d’autres personnes. Cette fonctionnalité est également utilisée par les formateurs et coachs en ligne pour diffuser leurs travaux et développer leur offre.

Enfin, le logiciel Zoom comporte un ensemble de fonctions inédites comme la monétisation ou le sous-titrage par exemple. Ce dernier élément permet de toucher une cible qui peut avoir des soucis auditifs.

Zoom : Quelles limites à son utilisation ?

Zoom est une solution de visioconférence en plein essor depuis plusieurs années maintenant. Plusieurs entreprises ont confié utiliser régulièrement ce logiciel. Ainsi Zoom dispose de références solides avec, parmi ses clients, les sociétés Sanofi, Deezer ou encore Havas.

Toutefois, Zoom peut présenter certaines limites dans sa version gratuite, ou les options restent très restreintes (le nombre de participants est en effet limité à 100). Le logiciel propose différents forfaits (jusqu’à 19€ par mois) permettant de s’adapter aux besoins concrets de l’entreprise.

Google Meet : de quoi s’agit-il ?

Tout le monde, ou presque, connaît le moteur de recherche Google. Cette entreprise propose un éventail large de produits, dont des outils pour communiquer à distance. Google Meet est donc une solution de visioconférence spécialement adaptée aux entreprises. Ce logiciel permet alors de communiquer en temps réel avec vos collaborateurs grâce à des appels vidéo en tout temps et tout lieu. Google Meet s’inscrit dans la continuité de l’application Hangout, dédiée aux particuliers. Ce service professionnel offre un système de visioconférences en haute définition pour l’ensemble des participants. Contrairement aux solutions précédentes, Google Meet ne nécessite aucune adhésion à la plateforme.

Pour accéder à la réunion, il suffit de se rendre sur la page d’accueil Meet puis de renseigner ensuite un code de réunion. La visioconférence est alors accessible à tous, sans besoin d’avoir créé un compte ou télécharger des plug-ins adaptés. Il suffit juste de proposer le lien aux autres participants pour qu’ils intègrent la réunion instantanément. Une visioconférence peut également être intégrée avec l’intermédiaire d’un e-mail d’invitation ou d’un évènement agenda. Il est toutefois nécessaire de bien vérifier qui possède ou non le lien, car certaines réunions peuvent être restreintes à certains collaborateurs d’une entreprise.

Quelles sont les limites de Meet ?

Meet est une solution de visioconférence efficace, mais relativement peu innovante. Par rapport à son prédécesseur Hangout, Google Meet permet simplement d’intégrer un plus grand nombre de participants lors de la réunion à distance. Cependant, une visioconférence avec Google Meet est plafonnée à un nombre de 30 personnes maximum. Ce plafond est de 10 personnes pour la solution Hangout pour les particuliers.

L’affichage se montre également limité, puisque seule la personne qui prend la parole s’affichera sur l’écran. Les autres membres présents ne sont donc pas forcément visibles. Par ailleurs, d’autres contraintes peuvent également détourner les utilisateurs vers des solutions concurrentes. En effet, Google Meet est une plateforme sans fonctionnalité majeure. Il est donc encore impossible de programmer une visioconférence, de lancer un appel ou de démarrer un chat. Google Meet est donc utile pour un usage peu ambitieux.

Lifesize est une solution de visioconférence à destination des professionnels. Le logiciel se démarque donc par une expérience collaborative unique, avec une implantation dans le monde entier. Lifesize se caractérise par une vidéo en haute définition, dans des conditions similaires à une salle de réunion réelle. Les participants ont alors l’impression d’être à proximité les uns des autres.

La plus-value Lifesize réside surtout dans le caractère ultra professionnel de ses différents équipements. En effet, il s’agit d’une solution payante qui privilégie le confort, l’expertise et la qualité des échanges interprofessionnels.

La visioconférence cloud est une solution particulièrement appréciée dans les différents cas suivants :

Si vous souhaitez vous connecter sur des sites différents de celui de l’entreprise.
Si vous valorisez le télétravail au sein de votre équipe.
Si vous souhaitez un mode de communication à la fois rapide et facile.
Une solution cloud est spécifiquement adaptée pour les entreprises au budget limité. Elle ne nécessite aucuns frais de maintenance ou d’intervention humaine pour gérer le logiciel. Lifesize est un système rapide à mettre en place et accessible à chaque utilisateur. Il bénéficie d’une interface ergonomique, semblable aux solutions utilisées pour un usage personnel. Néanmoins, l’interface reste claire et épurée, permettant une prise en main relativement rapide.

Par ailleurs, la solution cloud offre un système parfaitement sécurisé et fiable. Il s’agit donc d’un outil sophistiqué, idéal pour garantir des échanges personnels sans risque de fuites ou de piratages informatiques. Il est important de prendre en compte ce point dans des secteurs où les données peuvent être confidentielles.

Lifesize se démarque aussi bien dans l’audioconférence que la vidéoconférence. En effet, les ingénieurs de Lifesize ont tenu à produire une solution performance sur ces deux aspects. En choisissant Lifesize pour votre entreprise, vous optez pour une solution qui véhicule une image professionnelle à l’ensemble de vos collaborateurs.