Salle de réunion & Visioconférence : Le guide pour vous équiper et choisir votre matériel audiovisuel

L'installation d'une salle de visioconférence peut être complexe. Définir ses besoins, choisir le bon matériel audiovisuel, la disposition des différents éléments, rendre la salle pratique et rapide à utiliser, masquer ou supprimer autant que possible toute trace de câblage sont autant d'éléments auxquels il faut réfléchir en amont. Nous avons créé ce guide de manière à vous faciliter la vie et à vous guider pas à pas, en fonction de vos besoins dans votre choix du matériel pour vos visioconférences. Caméras, speakerphones, écrans ou mobilier, vous trouverez tout le matériel nécessaire pour équiper au mieux votre salle de réunion chez OfficeEasy :

 

Découvrez le MATÉriel pour vos visioconfÉrences

Le choix de salle de réunion et son acoustique

Qu'elle soit choisie en réel ou bien sur plan et afin d'apporter un confort auditif à ses utilisateurs comme à leurs correspondants, une salle de visioconférence doit être évaluée sur ses qualités acoustiques. En effet, l'ensemble des surfaces dures : murs, fenêtres, table en verre, certains types de plafond... vont avoir tendance à réfléchir les voix et, ce faisant, rendre la partie audio déplaisante avec un son caverneux, voir de l'écho ou du larsen.

De manière à atténuer au mieux l'ensemble des facteurs nuisants à la bonne acoustique de votre salle de réunion, il existe des solutions simples à déployer :

• S'équiper de stores vénitiens ou de rideaux (y compris sur les murs si besoin) ;
• La mise en place de panneaux acoustiques ;
• L'éloignement des équipements audio de toute source de nuisance sonore (climatisation, vidéoprojecteur...) ;
• Plantes vertes et décorations diverses seront autant d'éléments freinant les réverbérations sonores.

Enfin, le bon choix de la pièce en amont si différentes salles sont disponibles : il peut valoir la peine de les évaluer sous le prisme sonore en amont de l'installation.

Le mobilier de votre salle de réunion dédiée visioconférence

Bien choisir ses meubles est un élément important. En effet, qu'il s'agisse de la réverbération sonore dont nous venons de parler, de confort ou encore de praticité d'installation des équipements, le mobilier de salle de réunion orienté visioconférence a des caractéristiques propres.

Sont donc à bannir différents types de mobilier :

• Le mobilier en verre : salissant, froid et réverbérant les sons ;
• Les tables de réunion et dessertes sans solutions passe-fil ;
• Les chaises où le design prime sur le confort (gardez en tête que certaines réunions pourront durer plusieurs heures, il convient donc d'assurer une excellente assise à l'ensemble des participants).

Nos recommandations :

Nos équipes ont sélectionné une gamme complète de mobilier pour salle de réunion et de visioconférence à la fois esthétique, confortable et au rapport qualité prix optimal : les meubles Buronomic.

Les tables et chaises de réunion Buronomic sont fabriquées en France et livrées sous 10 jours après commande. Buronomic offre un large choix de coloris aussi bien au niveau des plateaux, des tissus ou encore des piètements.

L'ensemble de ces meubles a été spécialement conçu pour les salles de visioconférence et dispose donc de passe-fils, gouttières et autres murs techniques permettant de passer le câblage et fixer les différents éléments tels que les écrans ou les caméras de visioconférence.

Voir le Mobilier de salle de réunion

Choisir sa caméra de visioconférence : comparatif des meilleures webcams

Votre salle de visioconférence est prête, le mobilier a été choisi, il est temps maintenant de vous préoccuper du cœur de votre installation : l'équipement audiovisuel.

En matière de visioconférence, le bon choix en matière de caméra sera un élément déterminant.

Il peut parfois être fait l'erreur de choisir une webcam classique afin d'équiper une salle : les réunions se transforment alors rapidement en un événement fastidieux pour les correspondants : mauvais champ de vision, mauvaise identification de l'orateur, mauvaise définition générale ou encore surexposition... Autant de nuisances rendant finalement la visioconférence contre-productive et néfaste en matière d'image.

Afin d'équiper votre salle de visioconférence d'une caméra adaptée, il convient de définir en amont 2 facteurs : la taille de la salle et le nombre de participants maximum.

Nos recommandations par type de salle

Equiper une micro salle de réunion ou "huddle room" 3/6 personnes

La notion de huddle room est apparue il y a quelques années outre-manche et désigne de petites surfaces offrant 3 à 6 places assises maximum. Compte tenu de sa petite surface la huddle room contraint souvent les participants à une visioconférence à s'assoir très près de l'écran et de la webcam, voir juste à sa droite ou à sa gauche permettant à tous les intervenants d'être correctement vu par leurs correspondants sans distorsion et sans avoir à se contorsionner. Un fabricant américain, Panacast a conçu une webcam extrêmement compacte et dotée d'un angle de vue exceptionnel de 180°.

Jabra, le fabricant européen de casques et d'outils dédiés à la visio a racheté ce fabricant en 2017 et dispose donc désormais dans son catalogue de la Jabra PanaCast qui est devenu l'une des webcams idéale pour ce type de configuration.

Equiper Petite salle de réunion 4/8 personnes

C'est le concurrent direct de Jabra : la firme américaine Poly (contraction des sociétés Polycom et Plantronics) s'est spécialisée dans les équipements vidéo dédiés à ce type de salle, au travers de sa gamme Polycom studio.

2 modèles sont particulièrement utilisés : la Polycom Studio et la Poly Studio X30 (son équivalent embarquant nativement les solutions Zoom et Teams et ne nécessitant donc aucun PC pour fonctionner). Ces 2 webcams pour salle de visioconférence offrent une résolution 4K, un zoom intelligent sur l'orateur et le format "barre de son", permettant de gérer en plus la partie sonore (micros et hauts-parleurs).

Deux autres caméras de visioconférence remportent un large succès pour ce type de configuration : la Meeting Owl Pro et la Kandao Meeting, qui offrent la particularité de s'installer au milieu de la table grâce à leur caméra 360°.

Equiper Salle Moyenne 8/15 personnes

Grâce à son zoom 5x, son focus automatique sur l'orateur et à sa conception "tout-en-1" (micros + puissante barre de son) , la Poly Studio X50 est l'outil parfaitement adapté à ce type de salle de réunion. Couplée avec sa tablette de supervision TC8 elle pourra lancer votre webconférence Teams ou Zoom d'un seul clic et sans PC. Une alternative à ce produit peut étre là.

Voir les Webcams et barres audio-vidéo

L'écran d'affichage: bien choisir votre TV pour salle de visioconférence

Si dans une Huddle room un écran de taille 32 pouces peut suffire, il est de moins en moins rare de s'équiper d'écrans TV de grande tailles, allant pour certains jusque 85 pouces (+ de 2 mètres). Plus faciles à installer et plus réactifs que les video projecteurs, les écrans TV d'affichage dynamique professionnels ont ces dernières années totalement supplanté les vidéoprojecteurs en entreprise.

Nos recommandations :

Le choix est large chez Samsung, NewLine (écrans incluant une webcam) comme chez LG. Néanmoins, favorisez les gammes professionnelles à faible consommation et conçues pour un allumage 12/24 voir 24/24 offrant en plus un support de communication interne grâce à leur Player média intégré et gérable depuis une clé USN ou le réseau interne. Reste à noter que la luminosité de ces écrans professionnels autorisera sans problème une pose proche d'une source lumineuse (fenètre ou éclairage) et que leur dalles mates éviteront les reflets indésirables.

Une alternative non négligeable consiste également à équiper votre salle visio d'un tableau blanc interactif, offrant le double avantage de servir aussi bien dans une simple réunion de présentation de document que dans une réunion de formation grâce à son écran tactile.

Samsung et sa gamme Flip 55, 65 ou 85 pouces, ainsi que Dten sont les leaders dans ce domaine.

Voir les écrans TV et tableau interactifs pour Visioconférence

L'audio pour votre visioconférence

Bien entendre et être bien entendu sont des facteurs essentiels de la réussite de votre visioconférence. Si certaines webcams intègrent micros et enceintes comme la Polycom Studio, il est néanmoins conseillé de s'équiper de périphériques audio afin d'accroître le confort d'écoute et la captation des voix.

Nos recommandations :

Micros salles et Huddle room : les Jabra Speak 710 ou bien Plantronics Calisto 5300 feront l'affaire

Salle petites et moyennes : Les Jabra Speak 810 ou Epos Expand 80 conviendront à ce type de salle tandis que le système d'extension de micros des Polycom Studio suffiront en cas d'utilisation de ces webcams. Il est à noter que l'ensemble de ces produits existent en version optimisée pour Microsoft Teams (Speak 710 MS ou Epos 80T).

Voir tous les speakerphones

Les kits prêts à l'emploi pour votre salle visioconférence

Nos équipes ont conçus des kit prêts à l'emploi comprenant l'ensemble des composants de votre salle Visio, allant de l'écran aux micros en passant par la webcam, les fixations et supports. N'hésitez pas à nous consulter pour toute question technique concernant votre équipement audiovisuel pour salle de réunion, aide au choix de produits ou demande de devis.

 Voir les kits prèts à l'emploi

Les écrans de réservation de salle de réunion

Besoin de gérer le planning de votre ou vos salles de réunion afin d'éviter les collisions en plannings ? Les écrans de réservation de salle se fixent à l'entrée de ces dernières, autonomes ou connectés à votre solution d'agenda (exchange, office365, apps google, etc) il affochent en temps réel l'occupation présente ou à venir de vos salles et peuvent mème vous envoyer des statistiques afin d'en optimiser l'utilisation.

Notre recommendation :

Privilégiez des solutions avec batterie très longue durée telle que Roomz display, ces dernières vous éviteront d'avoir à poser du cable réseau ou d'effectuer des recharges régulières. Couplé à la visualisation d'occupation en temps réel roomz ce type d'écran pourra mème vous avertir de la fin de la réunion précédente.

Voir les écrans de réservation

Quel logiciel pour votre Visioconférence ?

Afin de mener à bien votre visioconférence, il vous faudra bien entendu utiliser un service dédié. Si les plus connus sont Zoom, Microsoft Teams et Google Meet, ces 3 sont des services payants. Il s'agit des solutions idéales si l'on souhaite une sécurisation ou un accès à des fonctionnalités évoluées.

Notre recommandation :

Nous vous conseillons aussi de tester le logiciel gratuit JitsiMeet qui nous a impressionné en termes de fonctionnalités. Cette solution est complètement gratuite et ne nécessite pas de création de compte. L’outil est accessible sur PC et Mac mais également sur mobile et tablette. Il est même possible de l’intégrer sur la messagerie collaborative Slack.