E-procurement OfficeEasy : l’approvisionnement simplifié
Avec plus de 5 000 références produits au catalogue, OfficeEasy se positionne comme un fournisseur privilégié auprès des entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité.
C’est pourquoi, nous avons mis en place l’e-procurement. Solution de gestion personnalisée des achats, elle facilite le passage de commande, pour que vous ne manquiez jamais de matériel.
Gagnant en temps et en efficacité, vous bénéficiez toujours des prix négociés OfficeEasy sur les meilleurs outils de communication du marché.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
L’e-procurement, en français l’approvisionnement électronique, est une solution dématérialisée et centralisée des achats. Accessible uniquement aux professionnelles, elle est réservée aux commandes BtoB.
Concrètement, elle vous permet, depuis une plateforme unique en ligne, de passer l’ensemble de vos commandes auprès d’OfficeEasy.
Mais alors, pourquoi est-ce plus pratique qu’un compte client classique ?
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Parce que cette solution peut s’intégrer au système d’achat global de votre entreprise ;
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Parce que le catalogue est personnalisable et qu’il inclut automatiquement les conditions commerciales négociées ;
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Parce qu’il est possible de passer commande pour les différents sites de votre entreprise depuis le même compte ;
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Parce qu’elle permet de créer des accès personnalisés aux différentes personnes entrant dans le processus d’achat (acheteur, comptable, etc.) ;
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Parce qu’elle regroupe en un seul et même endroit tous les bons de commande, devis et factures de l’entreprise ;
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Parce qu’elle vous donne accès à des éléments de reporting.
100 % personnalisable, l’e-procurement est un outil qui s’adapte à toutes les entreprises, quel que soit leur fonctionnement.
Quels sont les bénéfices de l’e-procurement ?
Une solution d’e-procurement intègre de nombreux outils sur une plateforme unique. Au-delà de la centralisation des données, ces derniers vous accompagnent dans la réalisation de vos tâches quotidiennes.
Gagnez en temps et en efficacité
Grâce à un tunnel d’achat simple, vous passez vos commandes plus rapidement, et recevez vos produits dans les meilleurs délais.
En effet, avec l’e-procurement, vous avez accès à un catalogue produit dit Punch-Out, qui est mis à jour en temps réel et qui tient compte des termes commerciaux existants entre votre entreprise et OfficeEasy.
Accessible 24h/24 et 7j/7, vous n’avez plus à vous soucier d’un possible décalage horaire, puisque les actions sont automatisées. Demande de devis ou réception des pièces de gestion de commande, tous les documents vous sont envoyés directement sur votre interface, supprimant les échanges téléphoniques ou par mails.
Vous permettant notamment de passer commande pour l’ensemble de vos sites en une seule fois, vous supprimez de nombreuses tâches répétitives, chronophages et improductives.
Evitez les erreurs
En éliminant les tâches répétitives, l’e-procurement vous fait gagner du temps et réduit également le risque d’effectuer des erreurs de manipulation ou d'inattention.
Afin d’éviter toute autre méprise, il est aussi possible de personnaliser le catalogue produit. Il est courant, avec des produits, les micro-casques par exemple, de confondre plusieurs références proches. Pour ne pas faire d’erreur, nous pouvons masquer certains produits et ne laisser visible que ceux qui ont déjà été commandés par votre entreprise ou dont le prix a été négocié.
Et pour ne pas commander de matériel dont vous n’avez pas besoin pour le moment, la plateforme d’e-procurement vous donne une vue sur vos stocks.
Enfin, il vous est possible de mettre en place plusieurs niveaux de vérification avant la validation complète de la commande, en créant une demande de contrôle par un superviseur.
Supprimant la plupart des erreurs possibles, vous ne dépensez pas plus que vous ne devriez dans un mauvais équipement ou dans des produits que vous avez déjà en stock.
Anticipez vos dépenses
En diminuant le temps de prise de commande et en éliminant les erreurs, l’e-procurement vous permet de réaliser un réel gain financier, mais pas seulement. Il est également à même de prévoir vos futures dépenses.
De par l’analyse des statistiques proposées et la visibilité sur vos stocks, vous savez en temps réel où vous en êtes sur votre budget.
Parmi les chiffres à disposition, vous avez accès à la répartition des budgets entre les services de votre entreprise et aux informations sur vos commandes en cours, passées et futures. Vous pouvez alors anticiper vos coûts et améliorer continuellement votre processus d’achat.
Aussi, avec le catalogue personnalisé, vous avez l’assurance que vos équipes utilisent des produits aux tarifs négociés, qui ont été sélectionnés pour répondre parfaitement à leurs besoins. Durables, ils sont utilisés plus longtemps, diminuant les dépenses de remplacement et l’impact sur l’environnement.
Encourager la sobriété numérique
Au moyen d’équipements adaptés et d’un stock correctement géré, votre entreprise encourage un mode de consommation plus responsable.
Et pour aller plus loin dans la démarche, l’e-procurement vous permet de passer à la sobriété numérique.
Plus besoin d’imprimer vos documents et de perdre de la place pour les stocker. Vos devis, bons de commande et factures vous sont envoyés sous forme électronique et sont stockés sur votre interface personnalisée.
Même les documents demandant une signature peuvent rester 100 % numérique grâce au système de signature électronique intégrée. Reconnue fiscalement, vous êtes en règle que ce soit du côté fiscal ou comptable.
Comment fonctionne l’e-procurement OfficeEasy ?
Avec la solution d’e-procurement OfficeEasy, bénéficiez de tous les avantages de l’approvisionnement électronique :
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Vous obtenez un accès sécurisé à un espace dédié pour votre entreprise ou nous intégrons notre catalogue à votre système d’achat en place.
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Nous créons des accès personnalisés à vos collaborateurs en fonction du rôle que vous souhaitez leur attribuer : consultant, superviseur ou décideur.
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Nous mettons à votre disposition un catalogue Punch-Out 7j/7 et 24h/24, qui est mis à jour en temps réel et qui prend en compte les tarifs négociés.
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Vous avez accès à vos stocks, vos documents administratifs, à de nombreuses statistiques et à toutes les informations sur les commandes et les livraisons en cours.
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Vous pouvez signer vos documents directement depuis l’interface grâce à la signature électronique.
Correctement équipé en toute circonstance, vous passez vos commandes rapidement et sans erreur, tout en respectant votre budget. Gain de temps évident, vous pouvez vous consacrer pleinement à d’autres missions.