Gagner en efficacité au travail grâce à la communication unifiée par vidéo

Les nouvelles technologies et la mise en réseau à l'échelle internationale permettent bien souvent de faciliter la gestion et d'améliorer la productivité des salariés, autrement dit la quantité et la qualité de travail par rapport aux ressources engagées. Il s'agit en quelque sorte d'une manière de juger de l'efficacité d'une entreprise lorsqu'il s'agit de produire des biens ou de dispenser des services.

Parmi ces technologies qui révolutionnent le monde du travail, rendent les entreprises plus productives et favorisent la croissance, la visioconférence possède de nombreux avantages. En faisant gagner du temps aux collaborateurs, en multipliant les possibilités d'échanges mais aussi en faisant directement économiser de l'argent en réduisant les déplacements, cette solution devient peu à peu un des outils favoris des grands groupes comme des plus petites entreprises.

Gains de temps : réduire les délais grâce aux communications par visioconférence

On le sait, en France, les entreprises sont championnes en termes de temps passé en réunions et autres conférences. Le problème est que cela peut parfois faire perdre beaucoup de temps aux salariés concernés. Diverses raisons peuvent l'expliquer, comme le temps passé dans les transports lorsqu'il faut se rendre des bureaux éloignés de son lieu de travail habituel, les grèves et problèmes météorologiques qui empêchent les déplacements et retardent donc les réunions prévues, l'organisation nécessaire pour réunir les collaborateurs sur un même lieu, etc.

Avec l'outil de visioconférence, tous ces inconvénients sont balayés. L'installation d'une salle dédiée à la communication vidéo ainsi que les diverses applications sur mobiles et tablettes donnent la possibilité à tous les salariés d'être connectés en même temps, peu importe où ils se trouvent. Il devient alors plus facile de trouver un horaire de réunion convenant à tous, tout en donnant aux employés plus de temps de travail effectif, là où ils n'auraient pas contribué à la production de l'entreprise s'ils avaient été sur le trajet. De plus, même lorsque les déplacements deviennent inévitables, les solutions actuelles donnent la possibilité aux utilisateurs d'échanger en visioconférence à tout moment, par exemple avec leur supérieur pour fournir un compte-rendu d'activité ou d'une rencontre physique.

Une collaboration plus efficace entre les salariés, l'équipe de management et les clients

Pour comprendre en quoi les solutions de visioconférence améliorent la productivité au travail, il faut également se pencher sur la qualité des échanges entre les collaborateurs. En effet, contrairement au téléphone ou aux e-mails, le service de téléconférence visuelle permet une communication plus naturelle et plus fluide, similaire à un face-à-face. De cette façon, les employés sont plus incités à échanger et peuvent partager leurs points de vue, mais aussi des fichiers, des images et des vidéos par le biais du Cloud, dont ils pourront discuter en direct, sans avoir à attendre un retour de mail par exemple.

Cette solution permet ainsi d'obtenir des réponses sans délai, et ainsi d'avancer plus rapidement dans les projets. De plus, grâce à la participation possible de collaborateurs issus des différents secteurs de l'entreprise, il devient plus facile de répondre à toutes les questions qui se posent lors de la conférence. On ne perd plus de temps à aller chercher des informations par-ci par-là, et on s'assure de bénéficier de toutes les données en notre possession pour conclure la réunion de façon claire et définir les prochaines étapes du projet.

Une meilleure productivité grâce à l'amélioration de la qualité de travail

Pour améliorer le taux de productivité des salariés, il est également primordial de prendre en considération les conditions dans lesquelles ils exercent. Ainsi, un salarié qui bénéficie d'une qualité de travail favorable sera généralement plus motivé, plus engagé et plus productif dans son activité.
La visioconférence participe à cette amélioration par le biais de plusieurs facteurs :

• La réduction des déplacements va de pair avec la baisse du niveau de fatigue (fatigue liée à la conduite, aux heures parfois très matinales pour prendre les transports en commun, etc.)
• Les salariés qui assistent régulièrement à des réunions ont parfois tendance à mettre de côté leur vie personnelle par manque de temps. La communication vidéo remédie à ce problème, en minimisant le temps passé sur la route.
• La visioconférence facilite grandement le télétravail, qui s'avère parfois indispensable pour certains salariés et leur permet de bénéficier du confort de leur domicile tout en travaillant à distance.
• Les conférences vidéo, puisqu'elles permettent des échanges plus fréquents avec des collègues parfois très éloignés géographiquement, peuvent resserrer les liens entre les collaborateurs et créer une cohésion et un esprit d'entreprise plus forts, qui seront bénéfiques pour la productivité et le business.

Des gains financiers directs pour les entreprises grâce au système de communication à distance

En complément des bénéfices de la visioconférence pour les salariés et les dirigeants et sur la qualité de leur travail, faire le choix de la mise en place de réunions régulières via cette solution permet de réaliser de véritables économies. Ainsi, les ressources financières engagées par l'entreprise sont moindres, tout en permettant d'obtenir des résultats similaires, voire supérieurs.

Effectivement, les entreprises peuvent considérablement réduire l'ensemble des frais afférents aux réunions, tels que le coût du transport (essence, péage, billets de train ou d'avion, etc.) et les frais d'hébergement et de repas lorsque les rencontres ont lieu très loin du domicile ou du lieu de travail habituel. Cela peut représenter des sommes conséquentes, et en faire l'économie n'est donc pas négligeable, tant d'un point de vue financier que dans une démarche écologique.