Politique de confidentialité

Article 1 : Préambule

OFFICEEASY apporte une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles et veille au quotidien au respect de la règlementation actuellement applicable et, en particulier, au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Nous vous invitons donc à consulter la présente politique d’information qui a pour objectif de vous présenter la manière dont nous traitons vos données afin de vous proposer et de mettre en œuvre nos services ainsi que la façon dont vous pouvez exercer vos droits concernant l’utilisation de vos données.

Article 2: Qui sommes nous ?

La société OFFICEEASY, Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle inscrite au RCS de Lille sous le numéro 511 852 006, au capital social de 40.000 €, dont l’adresse est située 9, rue de l'abbé Stahl - 59700 Marcq en Baroeul est le responsable de traitement de vos données personnelles.

Article 3 : Pourquoi et sur quels fondements traitons-nous vos données ?

Les données que nous traitons sont essentiellement collectées directement auprès de vous via les formulaires et questionnaires accessibles sur notre site web et catalogues ou lors de la création du compte client, mais également lors de vos contacts (appels /emails/ chat) avec le service client.

Nous pouvons également par moment collecter indirectement des informations vous concernant par l’intermédiaire de partenaires.

Vos données sont collectées et traitées uniquement dans le but de mettre en œuvre les traitements suivants, nécessaires à la fourniture de nos services :

• gestion de la relation client (GRC) et gestion de la relation prospect (GRP), dont le partage de ces données au sein du groupe ;
• facturation des clients
• gestion des commandes, de la livraison et de la rémunération des prestataires tiers ;
• gestion du suivi administratif du compte client ;
• gestion des demandes de désinscription et de désabonnement ;
• conservation des données relative aux obligations légales de sécurité et fiscale ;
• amélioration des services et enquête de satisfaction ;
• analyse comportementale et ciblage ;
• gestion des offres promotionnelles et de la publicité, notamment la publicité ciblée ;
• étude marketing et statistiques ;
• gestion de la newsletter ;
• gestion du programme de fidélité ;
• gestion de la prévention de la fraude ;
• gestion des animations de type jeux concours ;

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à votre connaissance par une modification de la présente politique.

Les traitements ci-dessus sont réalisés, selon les cas :

• sur la base de l’exécution du contrat, lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture de nos services (par exemple, traitement de commande, gestion du compte, facturation) ;
• ou sur la base de notre intérêt légitime, lorsque ce fondement juridique est applicable (notamment : la prospection commerciale et l’amélioration de la performance marketing, la sécurité de notre site et de vos accès, la prévention de la fraude, la publicité ciblée ou la personnalisation de nos communications commerciales et de nos offres.

Dans ce cadre, certaines de vos données peuvent être utilisées pour vous proposer de la publicité ciblée reposant sur notre intérêt légitime et, le cas échéant, transmises sous forme pseudonymisée à des partenaires strictement sélectionnés pour diffuser des publicités sur leurs plateformes. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement selon les modalités précisées ci‑après

Nous vous précisons que nous sommes susceptibles d’obtenir des données à caractère personnel vous concernant de la part de tiers, à savoir les autres sociétés du groupe Bruneau auquel OFFICEEASY appartient (cf. infra Section 5), pour les finalités précitées de GRC et GRP.

Article 4 : Quelles catégories de données traitons-nous ?

Afin de vous fournir l’ensemble des services proposés par OFFICEEASY, nous sommes inévitablement amenés à collecter et traiter certaines de vos données personnelles dont des :

Veuillez noter que nous respectons le principe de minimisation des données qui consiste à ne collecter que les données strictement nécessaires aux traitements mis en œuvre par OFFICEEASY afin de vous proposer ses services.

Article 5 : A qui sont destinées vos données ?

Nous veillons à ce que vos données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités à cet effet que sont :

• en interne, les services habilités de OFFICEEASY (ex : le service commercial, le service comptabilité.., etc.) ;
• en externe, les sociétés du groupe Bruneau (MAXIBURO, MULLER & WEGENER, et les filiales BRUNEAU notamment en Espagne, en Italie, en Belgique. Pour plus d’informations sur les sociétés qui composent le groupe Bruneau, vous pouvez consulter cette page de notre site internet), nos sous-traitants habilités et sélectionnés à cet effet ainsi que, le cas échéant, certains partenaires techniques ou commerciaux, dans le cadre strict de la mise en œuvre de nos services, de la gestion de nos campagnes marketing ou de la diffusion de communications ciblées sur d'autres supports.

Veuillez noter que tout tiers habilité à recevoir des données doit nécessairement respecter les exigences du RGPD et peut être sanctionné en cas d’utilisation non-conforme de vos données.

Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître comme, en particulier, en cas de réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives.

Article 6 : Combien de temps conservons-nous vos données ?

Notre politique de conversation de vos données est déterminée au regard des contraintes légales et contractuelles pesant sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins, comme décrit ci-après :

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que OFFICEEASY n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Article 7 : Vos droits

La collecte de vos données à caractère personnel ne signifie pas que vous en êtes dépossédés. Au contraire, puisqu’en tant qu’utilisateur de OFFICEEASY ou de prospects dont les données sont traitées, vous bénéficiez des droits suivants :

Droit d’accès et de copie : vous avez le droit d’obtenir de OFFICEEASY la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données. Vous pouvez donc obtenir de OFFICEEASY des informations relatives à la finalité du traitement, aux catégories de données concernées et aux destinataires ou catégories de destinataires.
Vous disposez également du droit d’obtenir une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. Pour toute demande de copie excessive, OFFICEEASY peut exiger le paiement des coûts qu’une telle nouvelle demande impliquerait. Si la demande est exprimée par voie électronique alors les informations fournies le sont sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Droit de rectification et droit à l’effacement : vous pouvez obtenir de OFFICEEASY, dans les meilleurs délais, la rectification de vos données inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit d’obtenir l’effacement dans les meilleurs délais de vos données notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.

Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit à la limitation du traitement qui s’applique en particulier lorsque vous contestez l’exactitude ou la légalité de l’utilisation de vos données à caractère personnel. La limitation de traitement dure le temps que OFFICEEASY vérifie la véracité d’une telle demande ou pendant les discussions avec une autorité de contrôle. Vous pouvez également obtenir de OFFICEEASY la limitation du traitement lorsque nous n’avons plus besoin des données aux fins de traitement.

Droit à la portabilité des données : vous ne pouvez bénéficier du droit à la portabilité de vos données que lorsque trois conditions cumulatives nécessaires à sa mise en œuvre sont réunies et, en particulier, lorsque vos données sont fondées sur le consentement à l’aide de moyens automatisés, ce qui n’est pas le cas avec les services fournis par OFFICEEASY.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce dernier est fondé sur l’intérêt légitime de OFFICEEASY. Vous pouvez également vous opposer au traitement réalisé à des fins de prospection.

Droit d’organiser le sort des données personnelles en cas de décès : vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Droit de retirer votre consentement : si vos données sont traitées sur la base de votre consentement, vous êtes libre de le révoquer à tout moment.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL dès lors que vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation de la réglementation applicable aux données à caractère personnel. Le contact se fait à l’adresse suivante :

Article 8 : Exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer personnellement l’un de vos droits, il vous suffit de nous contacter à l’adresse suivante :

Pour que votre demande soit gérée efficacement et rapidement, n’oubliez pas de nous indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. A toute fin utile, veuillez noter qu’en cas de doute sur votre identité, nous pouvons être amenés à vous demander la communication d’un document démontrant votre identité.

Article 9 : Sous-traitance

Veuillez noter que nous pouvons faire intervenir tout sous-traitant de notre choix dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel effectués pour vous fournir nos services (ex : hébergement de données, prospection commerciale).

Dans ce cas, nous veillons évidemment au respect par nos sous-traitants de leurs obligations en vertu du RGPD. En particulier, nous nous engageons à conclure avec tous nos sous-traitants un contrat écrit régissant nos relations et nos obligations avec ces derniers.

Article 10 : Transfert de données en dehors de l’Union européenne

De manière générale, vos données ne sont pas susceptibles d’être transférées et traitées dans un pays tiers à l’Union européenne et sont toujours hébergées au sein de l’Union européenne.

Néanmoins, si tel est le cas, nous veillons scrupuleusement à respecter les exigences de la réglementation applicable en matière de protection des données afin de garantir la confidentialité et le respect de vos données à caractère personnel.

Article 11 : Sécurité

OFFICEEASY définit et met en œuvre des mesures de sécurité pour lutter contre les destructions, les pertes, l’altération ou la divulgation non autorisée de vos données. Les systèmes informatiques et les supports papier utilisés sont organisés et protégés de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de vos données.

Article 12 : mise a jour de la politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présentation et le contenu de la présente politique. Toute nouvelle version de la politique publiée sur notre site internet et viendra se substituer à la précédente.

Article 13 : Pour plus d'informations

Pour toute information sur la protection des données personnelles, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à la protection des données à l’adresse dpo@officeeasy.fr.

Pour toute autre information plus générale, vous pouvez soit consulter le site de la Cnil à l’adresse www.cnil.fr.